Une définition collaborative de l’archivage électronique – 1ère partie

Suite à  la publication de la première partie de notre Introduction impertinente aux archives électroniques, Archives Online a lancé un défi à la communauté des archivoblogueurs pour essayer d’obtenir des réponses à la question: qu’est-ce que l’archivage électronique? Il y a eu six réponses!

Chers collègues archivistes vous avez tous apporté quelque chose à la problématique, nous vous remercions pour votre participation et nous proposons d’abord une synthèse de ce qui a été dit puis notre propre réflexion en tenant compte de toutes les réactions.

Trois archivoblogueurs ont répondu dans leurs blogs respectifs:

Pauline Moirez a essayé d’apporter une réponse à la question « à quoi peuvent servir les archives électroniques? ». Elle a donné trois réponses: à faire parler les archivistes, à modifier l’image des archivistes, à questionner les principes fondateurs de notre pratique.  Elle s’est donc interrogée principalement sur le rôle de l’archiviste et l’évolution de ce rôle (évolution de son image, de sa fonction, de sa légitimité et évolution de la pratique archivistique).

Pergamina a défini l’archivage électronique comme un projet global. Le terme « global » a deux sens: 1) le projet doit être lié  à un processus qui commence avec la création des données et il doit y avoir une continuité avec des projets de RM et de GED par exemple; 2) le projet doit prendre en compte toutes les fonctionnalités d’un SAE, tous les outils techniques dès le départ.  Elle a ainsi accentué l’importance de l’anticipation et de la continuité.

Damien Hamard s’est interrogé principalement sur le rôle de l’archiviste, sur la difficulté qu’il peut rencontrer à faire accepter un nouveau rôle et sur la nécessité d’établir une collaboration avec les informaticiens.  Il a aussi exprimé l’idée que tout archiviste se doit d’être sensibilisé à cette question « même si elle n’est pas au coeur de ses activités« .

et  trois spécialistes ont réagi en laissant un commentaire directement dans notre blog:

Céline Guyon a rappelé que le mot « archivage » peut avoir des sens différents y compris au sein de la communauté archivistique et se demande s’il ne faudrait pas parler d’archivages électroniques au pluriel. Elle rejoint sur ce point Damien Hamard qui notait qu’il pouvait y avoir une confusion avec les informaticiens qui emploient aussi le mot « archivage ».  Le point clé de la réponse de Céline est le fait de rappeler que chaque projet d’archivage électronique est différent, il y a toujours un contexte, un environnement et des interlocuteurs différents. Enfin, elle s’est interrogée aussi sur le rôle de l’archiviste (sur sa légitimité dans un projet d’archivage électronique notamment) et sur l’évolution de la pratique archivistique.

Charlotte Maday s’interroge aussi sur le rôle de l’archiviste à partir de sa propre expérience et constate que le fait d’avoir une expertise sur les archives électroniques lui a permis d’affirmer une certaine légitimité. En même temps, elle se demande comment délimiter le rôle de l’archiviste dans un projet d’archivage électronique. Elle rejoint le point de vue de Céline qui s’interrogeait sur la question de la légitimité. Elle insiste aussi sur l’importance de la collaboration avec d’autres personnes ayant d’autres compétences (pas seulement avec des informaticiens).

Le regard de Janus a souligné comme Céline Guyon la polysémie du mot « archivage » et pose ainsi le problème du cycle de vie des documents, le mot « archivage » renvoie surtout à l’archivage définitif. Or, il souligne le fait que nous devons prendre en compte les données numériques dès leur création et qu’il y a un processus global (il rejoint Pergamina sur ce point). Il propose ainsi de distinguer « gestion de l’information » et « archivage électronique ».

Sur les six réponses, il y en a trois qui ont essayé réellement de répondre à la question « qu’est-ce que l’archivage électronique? » (Pergamina, Céline, le Regard de Janus) alors que les trois autres se sont interrogés surtout sur ce que l’archivage électronique implique pour l’archiviste (Pauline, Damien, Charlotte). Si on réunit toutes les réponses on obtient en réalité un bon résumé des problématiques principales. La question centrale que tout le monde a traitée est celle du rôle de l’archiviste. Nous allons donc essayer d’apporter une réponse en deux parties, il s’agira d’abord de définir l’archivage électronique puis de rebondir sur ce que cela implique pour l’archiviste.

1. Qu’est-ce que l’archivage électronique? De quel archivage électronique on parle?

Dans l’expression « archivage électronique », il y a deux mots « archivage » et « électronique » (et non ce n’est pas une lapalissade!). Le terme « archivage » renvoie à un processus, comme l’a bien rappelé le regard de Janus. Il s’agit donc d’une suite d’opérations permettant la gestion du cycle de vie des records [1], c’est-à-dire des « documents validés et figés » engageant un producteur (entreprise ou institution) « vis-à-vis des tiers et dont la valeur métier doit être tracée et préservée » [2]. Cela implique la prise en charge des records dès leur création. L’expression « prise en charge » renvoie elle-même à deux actions différentes: d’une part, il s’agit du travail en étroite collaboration avec les producteurs pour établir de bonnes pratiques de gestion documentaire et d’autre part, il s’agit du transfert effectif des records dans un système d’archivage électronique juste après leur validation. Le transfert implique un transfert de responsabilités du producteur vers l’archiviste au nom du service d’archives. Le mot « archivage » ne renvoie donc pas du tout à la notion d’archives définitives, l’archivage est le processus qui va de la prise en charge des documents jusqu’à leur sort final (qu’ils soient éliminés ou conservés). On comprend donc bien pourquoi le mot « archivage » peut prêter à confusion dans une tradition archivistique qui distingue fortement le records management de l’archivage. L’idée du regard de Janus de parler plutôt de « gestion du cycle de vie » à la place d' »archivage » est donc tout à fait pertinente.

Le mot « électronique » n’est pas exempt d’ambiguïtés. Il renvoie à deux notions: les documents nés numériques et les documents numérisés. Quand on parle d’archivage électronique il faut toujours préciser de quel document numérique on parle. Certains organismes ont fait le choix de créer des plateformes d’archivage électronique qui gèrent les deux types de documents, natifs et non natifs. Cela pose donc de vrais problèmes quant aux limites d’un SAE. En ce qui nous concerne, nous travaillons pour le secteur public et l’archivage électronique se limite pour l’instant aux flux issus de la dématérialisation dans l’administration. La distinction documents numériques natifs/documents numérisés est plus problématique qu’il n’y paraît. Cela peut nous conduire à questionner aussi la notion d' »original ». Dans tout projet d’archivage électronique il faudra toujours bien délimiter le périmètre documentaire du système.

Une fois que l’on a bien compris ces deux termes, il important de préciser davantage la définition de l’archivage électronique. Pour cela, les définitions de l’AFNOR et  du modèle OAIS [3] sont très pertinentes.Selon l’AFNOR, il s’agit de « l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et à long terme des informations [numériques] dans le but de les exploiter ». Selon l’OAIS, l’archivage électronique concerne un « ensemble de personnes et de systèmes dont la responsabilité est de conserver des informations [numériques] et de les rendre accessibles à une communauté d’utilisateurs cible ». L’archivage électronique a pour but de conserver sur le long terme des informations numériques afin de les rendre accessibles. Il faut encore préciser le sens du mot « conserver » et le sens de l’expression « long terme » puis on reviendra sur la question de l’accès.

Qu’est-ce que conserver?

La définition de la « conservation » dans l’univers numérique doit nous permettre de définir aussi les principales fonctions d’un SAE. Le terme « conserver » doit être compris au sens large, il comprend les notions d’ « intégrité », de « pérennité », de « sécurité », de « traçabilité ».

Que veut dire « long terme » ?

Selon l’OAIS, « le long terme est défini comme étant suffisamment long pour être soumis à l’impact des changements technologiques, y compris à la prise en compte de nouveaux supports et des nouveaux formats de données ou à des changements de la communauté d’utilisateurs ». Nous pensons que la notion de long terme est bien plus pertinente que celle d’archivage définitif car dans l’univers numérique rien n’est définitif!

Conserver sur le long terme veut donc dire garantir l’intégrité, la pérennité, la sécurité des informations numériques malgré les évolutions technologiques et celles des utilisateurs.

L’accès aux données

Il ne faut jamais oublier que le but de l’archivage électronique est de rendre accessibles les données numériques. La gestion des archives électroniques implique la gestion des utilisateurs.

Donc … pfff voilà de quoi nourrir encore trois siècles de réflexion et de débats dans la blogosphère …

Rendez-vous pour le prochain défi, bientôt sur Archives Online…

LFH et ML

[1] Archives Online ne traduira pas le mot records qui n’a pas vraiment d’équivalent en français et qui ne veut certainement pas dire simplement « document ».

[2] CHABIN (Marie-Anne), Pétition contre la traduction française des normes ISO/DIS 30300 et 30301 proposée par l’Afnor, <http://www.archive17.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemid=1>, consulté le 04/10/2010.

[3] Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales, Modèle de référence pour un Système ouvert d’archivage d’information (OAIS).

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7 commentaires sur “Une définition collaborative de l’archivage électronique – 1ère partie”

  1. Michel Roberge 14 octobre 2010 à 14:28 #

    Toute cette question de la définition du métier me tient à coeur depuis plus de 30 ans. J’y fais référence, entre autres, dans les billets suivants sur mon blogue et dans d’autres à venir :

    http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/10/314-lafnor-et-la-traduction-de.html

    http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/10/315-peut-on-vraiment-gerer-de.html

    http://gestarcarnets.blogspot.com/2010/10/324-la-formation-pour-lavenir-de-la.html

    La confusion terminologique ne sert pas notre domaine professionnel. Selon la tradition anglo-saxonne, les mots « archives » et « archivage » (archiving) sont associés aux documents de conservation permanente (les archives « historiques ») alors que « records » fait référence aux documents et aux dossiers administratifs (courants ou semi-courants pour utiliser d’autres expressions). Lorsqu’on parle d’archivage électronique, il est question, à mon avis, du stockage et de la gestion des documents électroniques (technologiques comme on dit au Québec). On est au centre du « Records Management » pour la portion électronique des documents administratifs et non dans l’ « archivage » des documents de conservation permanente (ce qu’on appelle aussi le versement des archives auprès de l’unité administrative ou de l’autorité archivistique qui a la mission de préserver et de mettre en valeur la portion des documents qui ont une valeur archivistique, historique ou patrimoniale).

    Michel Roberge

    • archivesonline 24 octobre 2010 à 13:32 #

      Bonjour,

      Je pense effectivement que la confusion terminologique dessert souvent notre métier. Mais en France, il est vraiment difficile dans le secteur public de parler facilement de records management et de « records » sans susciter une autre confusion.
      En revanche, je ne peux pas du tout associer le terme de « stockage » à l’archivage électronique, cela est une source de confusion avec les informaticiens. Or, il est essentiel de bien expliquer qu' »archivage électronique » n’est pas uniquement stockage ou une simple sauvegarde informatique. L’archivage électronique est un processus qui recouvre en amont la gestion des records et en aval la conservation dans un système qui garantit la pérennité des documents numériques.
      La grande difficulté est d’introduire la notion de « gestion des records » et de leur cycle de vie. Mais en France il me semble que nous ne pouvons pas faire autrement. Il me semble nécessaire de garder l’appellation d' »archivage électronique » tout en expliquant qu’elle recouvre aussi un travail en amont avec les producteurs. Pourquoi garder cette appellation? Pour ne pas oublier que c’est le travail de l’archiviste, dans un pays où la distinction records manager/archiviste n’est pas évidente.

      Je vous remercie pour votre commentaire, je suis une fidèle lectrice de votre blog!

      LFH

  2. Céline Guyon 4 octobre 2010 à 23:22 #

    Merci pour cette définition sous forme de synthèse !
    Pour rebondir, je ne suis pas favorable à deux expressions distinctes, pour qualifier l’archivage électronique.
    Deux expressions distinctes, c’est le risque d’établir une coupure nette entre deux métiers…et je milite pour que l’intérêt historique soit un critère, parmi d’autres, de l’évaluation des documents, dès leur production. D’autre part, on peut très bien mettre en oeuvre un système d’archivage électronique unique, qui puisse répondre aux exigences et enjeux de la conservation des Records et des archives dites historiques. Une question essentielle est celle de la maturité et du degré de préparation des décideurs et des…archivistes !

    Céline

    • archivesonline 5 octobre 2010 à 09:23 #

      Je suis entièrement d’accord avec toi Céline, d’ailleurs nous allons continuer à parler d' »archivage électronique » mais on voulait quand même que ce soit clair que cette expression renvoie à l’idée de gestion de l’information et gestion du cycle de vie. Cela ne nous a pas semblé incongru de souligner avec le regard de Janus l’importance de la notion de gestion de l’information pour éviter d’assimiler « archivage » à « archivage définitif » parce que l’archivage électronique n’est pas qu’un archivage définitif et il faut bien tenir compte de la complétude de la chaîne de traitement de l’information. Cela dit, on sait qu’il vaut mieux éviter de changer d’appellation pour éviter de continuer à opérer une distinction qui, dans la tradition française, porte préjudice aux projets d’archivage électronique. Certains concepts ont la peau dure!!!!!😉
      Lourdes

  3. Sous la poussière 4 octobre 2010 à 16:06 #

    Désolé de ne pas avoir répondu à temps pour cette synthèse. Je ne désespère pas d’apporter ma réponse au défi. Un jour…

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