L’archivage électronique: mutualiser ou ne pas mutualiser?

Comme je le disais dans mon précédent billet, l’archivage électronique coûte cher. Cela permet de comprendre pourquoi un certain nombre de projets ont du mal à émerger et restent au stade de « projet » sans que l’on voit se concrétiser une véritable politique d’archivage des documents numériques qui est pourtant nécessaire. Le coût de l’archivage électronique n’est pas facile à estimer, cela dépendra beaucoup de chaque structure et du contexte. Le coût est d’abord humain, il faut en effet avoir un personnel qualifié, et il y a aujourd’hui peu d’archivistes ayant une formation adéquate. Si l’on ne dispose pas d’un personnel « qualifié », il est donc nécessaire de former des archivistes et la formation prend du temps. Si j’utilise des guillemets quand je dis « qualifié » c’est parce que cette qualification ne peut être que théorique, sauf si on a la chance de recruter quelqu’un qui a déjà conduit un projet d’archivage électronique. Le coût ne doit pas être négligé, cette formation est cruciale pour accompagner le changement et faire acquérir aux archivistes les nouvelles compétences qui seront indispensables pour s’occuper des archives électroniques. En effet, on ne peut pas se contenter de conduire un projet, encore faut-il avoir les moyens de garantir l’administration d’un nouveau système et de planifier la pérennisation.  Il s’agit bel et bien d’établir de nouvelles pratiques. Mais le coût doit être aussi évalué en fonction des impératifs techniques: l’achat d’un SAE, son implémentation, sa maintenance et plus important encore la mise à niveau des infrastructures. Ce dernier point doit être pris en considération très vite car il peut conditionner le lancement d’un projet. Les infrastructures techniques doivent permettre le stockage et celui-ci a aussi un coût.  Il ne s’agit pas d’un stockage traditionnel puisqu’il est indispensable de stocker des paquets d’information bien particuliers et il faut en plus dupliquer les données et les conserver sur deux serveurs implantés sur deux sites distants. On s’aperçoit très vite que l’investissement est colossal. Or, dans un contexte de réduction budgétaire, de non remplacement du personnel qui part à la retraite et de réformes politiques ayant un impact sur les collectivités on se pose tous LA question qui paraît au premier abord très attractive: NE PEUT-ON PAS MUTUALISER?

Mutualiser ou ne pas mutualiser? Telle est la question …

3D Character and Question Mark par 姒儿喵喵 (CC BY-NC, Source: Flickr)

Je préfère le dire tout de suite: je suis très sceptique. Je n’ai pas de réponse mais je commence à penser que mutualiser rendrait encore plus difficile une problématique qui est déjà suffisamment complexe. Trois questions se posent: mutualiser pourquoi? Quoi? Comment? Et en fait, les réponses à ces questions ne sont pas évidentes du tout. Examinons-les!

Pourquoi mutualiser? Quel est l’objectif de la mutualisation? S’agit-il simplement de réduire les coûts? A priori, la maîtrise du budget semble être liée à cette volonté de mutualiser mais il peut y avoir aussi une volonté politique. Cela déterminera donc à quelle échelle on souhaite mutualiser. A l’échelle d’un département pour offrir un service aux communes? Entre deux départements? A l’échelle régionale? La réponse à la question pourquoi mutualiser va déterminer des choix qui auront des conséquences non négligeables sur la façon dont on va conduire un projet. Il faudra alors organiser le projet, désigner les chefs de projet ad hoc. Or, cela me paraît assez délicat de trouver un équilibre juste pour rassembler plusieurs partenaires autour d’un projet complexe. Si on arrive déjà à avoir de bonnes raisons de mutualiser encore faut-il décider de ce qui va être mutualisé.

Qu’est-ce qu’on va mutualiser? Les infrastructures et le stockage? Le logiciel? Le personnel? La politique d’archivage électronique? Cela me paraît aussi extrêmement délicat: trouver un consensus autour de cette question sera le premier obstacle. Si jamais on arrive à un consensus il faudra établir un plan d’action. J’imagine que la plupart des services d’archives seraient tentés de dire qu’ils veulent mutualiser les infrastructures et garder une maîtrise complète de leur politique d’archivage. Mais est-il réellement possible de mutualiser des infrastructures techniques? Quelles sont les incidences à long terme? On n’en sait rien… Bon admettons que l’on arrive à se mettre d’accord sur ce qu’on va mutualiser, encore faut-il trouver une méthode et déterminer la façon dont on va procéder.

Comment mutualiser? Comment peut-on se mettre d’accord à plusieurs sur un sujet qui nous échappe encore et sur lequel on n’a pas de recul? Peut-on trouver des points de vue communs sur la façon dont on va archiver? Qui va faire quoi? Et plus important encore, si deux archivistes qui comprennent la problématique n’arrivent pas à se mettre d’accord, comment les décideurs de deux collectivités différentes vont-ils se mettre d’accord? La conduite d’un tel projet pour rassembler plusieurs collectivités nécessite une forte implication des décideurs. A-t-on partout une volonté de conduire ce type de projet?

Toutes ces questions me paraissent bien complexes et même si j’estime aujourd’hui que la mutualisation serait nécessaire, cela me parait assez utopique de le faire à une grande échelle…

Affaire à suivre… Peut-être qu’il y aura des projets de mutualisation qui vont se concrétiser.

LFH

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9 commentaires sur “L’archivage électronique: mutualiser ou ne pas mutualiser?”

  1. Regard de Janus 29 novembre 2010 à 23:37 #

    Bonjour,
    Bien sur la mutualisation est chose délicate et l’expérience en ce domaine est souvent « plus on est de fous plus on pleure ». Avant toute chose, je crois qu’il est nécessaire en la matière de s’appuyer sur les normes existantes et en cours d’élaboration (OAIS et MoReq pour les systèmes SAE , Drambora ou Nestor pour la certification des dépôts numériques, et d’autres sur les formats spécifiques). En soit, ces normes sont déjà le résultat d’une mutualisation de l’expertise archivistique internationale.
    Quant aux tiers archiveurs, je partage les réserves en ce qui concerne les entreprises commerciales. Il existe cependant une voie à explorer qui est le tiers archiveur institutionnel. En Suisse, deux institutions ont franchi le pas et fournissent ce genre de service, la phonothèque nationale (http://www.fonoteca.ch/yellow/filing_fr.htm) et l’Imaging&Media Lab de l’université de Bâle (http://www.foto.unibas.ch/index.php?content=8) .
    Il ne me semble pas impossible que l’INA puisse mettre contractuellement à disposition des capacités d’archivage de vidéo numérique comme la BNF puisse le faire pour les sites Web. Il suffit de réseauter avec persévérance.

    Amicalement.

  2. Charlotte M. 25 novembre 2010 à 13:19 #

    Je ne suis pas forcément du même avis sur la question du tiers archivage : c’est a nous de nous positionner face aux acteurs du monde commercial/du tiers archivage, comme des professionnels.
    On a tous eu affaire a des commerciaux qui jouent de l’ignorance de la majorité des organismes sur la question de l’archivage pour pouvoir placer leurs solutions ou proposer leurs services, qui se sont invariablement révéés etre inadaptés. Si la démarche est intellectuellement condamnable (bouh, les commerciaux!) en revanche la part de faute du client est aussi non négligeable…
    il est nécessaire d’avoir un dialogue soutenu (et même ne pas avoir peur de l’orageux au cas ou) avec ces prestataires, même si leur solution est techniquement mauvaise ou pas adéquate a l’environnement de l’organisme, pour les faire évoluer et leur permettre de répondre a une exigence de niveau de service sans pour autant devoir payer plus cher.
    Il y a une demande des deux côtés : les prestataires en tiers archivage ne peuvent pas se départir d’un retour de leurs potentiels clients sur la solution qu’ils proposent comme nous ne pouvons nous retirer la possibilité d’étudier, de visiter, de voir, de questionner, d’expérimenter les services qu’ils proposent.

    L’externalisation n’est pas un risque ou alors un risque mesuré et balisé si ce projet est vécu comme un projet d’archivage a part entière.

    Mais je suis hors sujet…;)

    • archivesonline 25 novembre 2010 à 15:22 #

      Oui je confirme Charlotte tu es hors sujet😉
      Mais toutes ces remarques sont intéressantes de toute façon! Simplement je voulais bien dire que pour moi la « mutualisation » dans un projet d’archivage électronique n’est pas vraiment « externalisation ». Ce n’est pas dans cette logique que j’ai écrit cet article.
      Par ailleurs l’externalisation peut être une excellente solution, comme le souligne le commentaire de « L » pour les petits producteurs d’archives électroniques à durée d’utilité administrative courte.
      Mais je maintiens mon idée du risque lié à une externalisation non maîtrisée, ce n’est pas l’externalisation en elle-même qui est risquée, c’est la façon de procéder et les choix qui sont faits, mais au fond c’est ce que tu dis aussi!
      LFH

  3. L 24 novembre 2010 à 22:28 #

    Je ne partage pas complètement vos réserves sur la mutualisation en matière d’archives électroniques. En effet, dans le cas de « petits » producteurs d’archives électroniques, à durée d’utilité administrative courte, et dont le SAE n’aura pas de fonction historique, le coût d’une plate-forme d’archivage peut se révéler très supérieur à celui d’un projet consistant à établir une interface entre une application métier et un SAE existant dans une autre structure publique ou vers un tiers-archiveur. L’avantage de cette solution réside dans les économies réalisées, mais aussi dans l’absence de nécessité de recruter un personnel très qualifié pour concevoir puis maintenir une telle application et, enfin, dans le fait que le responsable fonctionnel du projet (car cela reste un projet) peut se concentrer sur ses propres compétences d’archiviste. Un professionnel des archives reste à mon sens indispensable pour déterminer les règles de gestion du SAE (tout externalisé qu’il est), pour suivre les relations avec les prestataires, pour assurer la conduite du changement et, enfin, l’administration fonctionnelle de l’interface.

  4. pergamina 24 novembre 2010 à 14:54 #

    Je partage tout à fait ton scepticisme : déjà à l’échelle papier, des projets apparemment simples (mutualiser, au hasard, des locaux de pré-archivage) posent de réelles difficultés, parfois insurmontables au point de bloquer le projet… S’ils fonctionnent, ces projets demandent quand même une énergie décuplée, car plus on est nombreux autour de la table, plus la force d’inertie est grande et plus il faut se battre pour avancer. C’est très net en tout cas au niveau central.

    Pour ma part, je suis très méfiante vis-à-vis de la solution « tiers-archiveurs ». D’une part, parce que ceux-ci ont souvent tendance à vendre sur le papier des compétences qu’ils n’ont pas réellement et d’autre part, parce qu’externaliser dans ce cas, c’est refuser de se mettre à niveau en termes de compétences tout autant qu’en termes d’infrastructure or, si le deuxième cas peut se justifier, le premier est à mes yeux très dangereux pour notre profession (la barrière psychologique de l’AE me semble être un vrai sujet de réflexion)…

    Il y a peut-être une troisième solution : des projets de taille petite ou moyenne qui démarrent modestement, se mettent à fonctionner, s’améliorent et auxquels s’agrègent petit à petit d’autres acteurs. Alors certes, il faut une mise de départ et quelqu’un qui assume les risques mais les chances d’avancer dans des délais relativement raisonnables en sont d’autant multipliées.

    Je pense que nous aurons l’occasion de reparler de ces questions🙂 Bonne continuation et longue vie à Archives Online!

    • vanessa 24 novembre 2010 à 20:30 #

      ah Pergamina, ton troisième paragraphe me fait chaud au cœur : oui aux projets qui ne sont pas des usines à gaz et qui fonctionnent, même s’ils ne sont pas a priori impressionnants ! soyons pragmatiques !

      mais ce type de projet est parfois difficile à vendre à l’extérieur (dans le sens com’) précisément parce qu’ils sont modestes
      parfois ce sont les chefs de projet qui s’autocensurent (« oh nous ne faisons pas grand-chose, ça ne vaut pas la peine ») alors que tout le monde attend des retours d’expérience – et un peu plus variés

      Pour en revenir au sujet, un des risques de la mutualisation de mon point de vue est qu’il n’est pas exclu qu’elle soit le moyen (prémédité ou non) pour un des acteurs de prendre le dessus sur les autres – le risque est alors de perdre le contrôle et, l’air de rien, de se faire écrabouiller par des ambitions qui n’ont rien d’archivistiques…

  5. LOMBARD 24 novembre 2010 à 12:28 #

    Bonjour
    La question de l’externalisation chez un tiers-archiveur ne peut-elle pas à une réponse à une certaine forme de mutualisation ?
    Ainsi sont au moins résolu deux questions :
    – un personnel qualifé : le tiers s’appuye forcément sur une équipe interne compétente déjà constituée ;
    – une infrastructure adaptée ;
    – enfin, il peut être force de proposition, conseil sur des actions, politiques à mener au sein de l’institution (politique d’archivage, process, mode opératoire).
    Une option à ne pas négliger surtout depuis que les nouveaux décrets d’application de la loi de 2008 le permettent d’externaliser plus largement…

    • archivesonline 25 novembre 2010 à 10:27 #

      @Lombard
      Je vois que plusieurs personnes parlent de « tiers-archiveur » dans les commentaires. Je ne pense pas que le fait d’avoir recours à un tiers-archiveur soit réellement une mutualisation. C’est en fait de ma faute car j’aurais sans doute dû expliquer d’abord ce que j’entendais ici par mutualisation. « Mutualisation » renvoie dans ce billet à la mise en commun de moyens, qu’ils soient humains ou matériels, pour construire un projet avec plusieurs partenaires ou au moins avec un deuxième collaborateur. La question de l’externalisation est en réalité une autre problématique. Le fait de mutualiser ou de faire seul l’archivage électronique n’exclut pas par ailleurs le recours à un consultant extérieur dans le cadre d’une AMO par exemple. C’est ce que vous notez dans votre dernier argument. Avoir recours à un consultant extérieur reste possible et souhaitable (peu importe si on mutualise ou pas).
      Cela dit, je suis encore réticente pour l’externalisation de l’archivage électronique parce que j’ai pu constater pour l’instant qu’un certain nombre d’entreprises qui présentent une « solution d’archivage numérique », n’offrent pas en réalité ce type archivage. J’ai par exemple vu un logiciel de GED présenté comme une solution d’archivage pérenne ce qui m’a laissé perplexe.
      D’autre part, même si on décide d’externaliser il faut être capable de prendre des décisions et de faire des choix pour être capable de formuler une demande précise à un prestataire. Il ne faudrait pas non plus que les services d’archives pensent qu’ils vont se débarrasser de cette problématique en la confiant à quelqu’un d’autre, c’est le risque.
      Mais toutes ces questions sont très intéressantes et nourrissent ma réflexion sur le sujet, j’y reviendrai sans dans un nouveau billet.
      Merci pour votre réaction.
      LFH

  6. Charlotte M. 24 novembre 2010 à 11:56 #

    ah, lala. j’attendais avec impatience un petit billet sur cette question😉

    Je suis d’accord, il y a une multiplicité de paramètres et de préalables à vérifier, a argumenter, a proposer avant que de commencer a entreprendre des actions de mutualisations.

    Les obstacles aujourd’hui, dans le service public, c’est que la mutualisation va dans le sens des réformes (pour économiser, mutualisez!) mais a l’encontre de l’indépendance progressive prises par des collectivités par rapport a l’état.

    La mutualisation, c’est déjà un pari fou, et le faire sur des projets tels que l’archivage électronique, qui comme le soulignait Céline, sont des projets qui ont un début mais pas de fin, c’est encore plus rationnellement inenvisageable.

    Ce qui fait qu’aujourd’hui, la prestation externe, le « tiers archivage » est la solution qui remporte l’adhésion, quand toutefois la question de l’archivage électronique est abordée. le reste du temps, ne pas bouger c’est la démarche privilégiée.😉

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