ICA-Req : un outil indispensable à l’archivage électronique

« Les décisions prises aujourd’hui concernant la capacité des systèmes d’information, l’organisation et la structure des ressources, et les politiques ou pratiques d’archivage dans l’environnement électronique vont avoir un impact significatif sur les stratégies et les méthodes que les institutions archivistiques déploieront pour garantir la pérennisation des documents qui présentent une valeur archivistique » (ICA-Req, module 1, p. 8.)

C’est avec cette réflexion que je vous invite à découvrir ICA-Req dont la traduction en français est disponible depuis quelques semaines. Quoi de plus intéressant à lire pour finir en beauté cette année? Je vous rassure tout de suite, la lecture d’ICA-Req s’est avérée bien plus intéressante que celle de MoReq2, je veux dire par là que je ne me suis pas endormie… :-)  Même si je n’ai pas lu la version anglaise  de façon détaillée, je voudrais saluer les efforts de l’équipe qui a traduit ICA-Req. En effet, la découverte de cet outil a été plutôt agréable, le souci de rester au plus près de la pratique et de la réalité professionnelle semble avoir porté des fruits.

ICA-Req présente un ensemble de principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage dans un environnement électronique et comporte  trois modules :

1. Contexte et déclaration des principes (21 pages)

2. Recommandations et exigences fonctionnelles pour les systèmes d’archivage électronique ( 78 pages)

3. Recommandations et exigences fonctionnelles pour l’archivage des documents dans les applications métier (79 pages)

Le Module 1 définit les objectifs et le champ d’application de cet ensemble de recommandations et exigences. L’objectif principal est d’« influencer le développement de logiciels d’archivage électronique mais aussi [de] favoriser l’introduction de fonctionnalités d’archivage dans les systèmes d’information métier« . Le but étant d’améliorer l’archivage dans les entreprises/institutions mais surtout de renforcer la cohérence des exigences fonctionnelles en matière d’archivage électronique à échelle internationale, ce qui est bien évidemment l’une des missions du Conseil International des Archives. On trouvera également dans ce module une présentation des publics cible : les éditeurs de logiciels en général, les organismes chargés d’établir les normes réglementaires et techniques pour faire évoluer les normes sur l’archivage électronique, les administrations et les entreprises. Enfin, le module 1 présente quelques principes directeurs (liés aux documents et aux systèmes) y compris sur la maîtrise des risques et les aspects financiers et organisationnels de la maintenance des systèmes électroniques. Les principes qui concernent la gestion des documents ne constituent pas en réalité une surprise, tout archiviste confronté à la problématique de la gestion des documents électroniques connaît l’importance des métadonnées, de l’accès à l’information et du contrôle des éliminations. Les archivistes sont en général conscients des principes nécessaires à l’archivage électronique du point de vue des systèmes: métadonnées normalisées, interopérabilité, utilisation des formats ouverts, sécurité des données. Mais cet ensemble de recommandations et exigences s’adresse aussi aux éditeurs de logiciels et aux producteurs, il n’est donc pas inutile de rappeler ces principes directeurs! L’ensemble constitue une synthèse de qualité qui peut permettre à tout archiviste de développer un argumentaire clair et pertinent. La plupart des principes exposés dans ce module constituent la base du « savoir » de l’e-archiviste mais il y a un élément en particulier qui a attiré mon attention et que l’on ne retrouve pas souvent dans la littérature abondante sur le sujet:

« Tout système devrait intégrer la bonne gestion de l’information métier comme une brique du processus métier (…) L’automatisation d’un processus métier devrait toujours conduire à évaluer l’opportunité d’intégrer un logiciel d’archivage » (Module 1, p. 9).

Cela semble logique et pourtant on peine à faire évoluer les pratiques. Mais je suis convaincue que les services producteurs vont adopter « les bons réflexes » si on continue nos efforts de sensibilisation. En ce sens, le module 1 d’ICA-Req peut être utilisé comme un outil de travail dans notre combat quotidien pour expliquer les enjeux de l’archivage électronique.

La suite au prochain épisode …

LFH

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