Le module 3 d’ICA-Req: exigences fonctionnelles pour l’archivage des documents dans les applications métier

« Les systèmes métier étant par essence dynamiques et manipulables, la capture de documents engageants figés et la gestion de leur authenticité, fiabilité, exploitabilité et intégrité dans le temps représentent un véritable enjeu » (ICA-Req, Module 3, p. 5)

Structure du module 3:
Introduction
Lignes directrices
Exigences fonctionnelles
Annexes

Pourquoi ce module?
Le module 3 d’ICA-Req est consacré aux fonctions d’archivage dans les applications métier. Dans un nouveau contexte de production de l’information dans les organismes/entreprises, il était logique de concevoir un module rassemblant des exigences fonctionnelles pour les applications métier. En effet, la plupart des organismes essayent aujourd’hui d’automatiser un certain nombre de processus. Mais la plupart du temps, les applications métier n’ont pas été conçues pour  garantir l’intégrité des données produites et la traçabilité des processus. Or, les informations produites par les applications métier sont souvent la seule trace des activités. Il est donc impératif aujourd’hui de veiller à développer des fonctions spécifiques pour ces applications.

Les objectifs du module 3:
– Aider les entreprises/organismes à améliorer leurs pratiques d’archivage électronique (dès la production des données).
– Réduire les investissements en identifiant un minimum de fonctionnalités d’archivage à introduire dans les systèmes métier.
– Renforcer la normalisation des exigences d’archivage à destination des éditeurs du logiciel.

Le public cible est donc composé à la fois d’éditeurs et développeurs de logiciels, d’archivistes et du personnel chargé de concevoir ou de faire évoluer les systèmes métier (analystes métier, DSI …).

Ce module réunit des recommandations essentielles à la gestion de l’information produite dans des applications métier. Il s’agit d’un véritable outil de contrôle pour les archivistes et records managers. Ces recommandations peuvent servir par exemple, à concevoir une grille spécifique à chaque organisme, adaptée à son contexte. Il est donc possible d’utiliser la grille pour évaluer les nouveaux logiciels mais aussi pour tester les fonctions des applications métier qui sont déjà utilisées. Ica-Req peut en ce sens être un outil d’évaluation interne.

Les lignes directrices
Le module présente d’abord l’intérêt de tracer les processus et les activités métier et aborde ensuite la question de la définition des besoins de traçabilité. Il propose une liste d’exigences à chaque étape de la gestion des données.

 

Ma conclusion après avoir lu les trois modules:

Les modules 2 et 3 d’ICA-Req sont présentés comme deux outils complémentaires mais qui peuvent être utilisés séparément. A mon avis, dans le secteur public (peut-être dans le privé aussi mais je parle du contexte que je connais!), on tirera un profit réel de la mise en application de ces modules si on les utilise comme un ensemble cohérent. Je vois l’utilité dans ma pratique: utiliser le module 2 pour tester les fonctionnalités du SAE, le module 3 pour évaluer la gestion des documents électroniques dans les applications métier et enfin utiliser les deux modules ensemble pour construire une politique d’archivage électronique qui tiendra compte de toute la chaîne, de la production à la conservation pérenne. Il ne me reste plus qu’à construire des grilles et des outils à partir d’ICA-Req pour appliquer toutes ces recommandations!!

La grande force d’ICA-Req est d’offrir la possibilité d’imaginer de nombreux scénarios d’application. La seule manière de l’adapter à la pratique française est de l’utiliser  en l’ajustant à nos besoins et d’échanger nos expériences! Alors, qu’attendez-vous pour l’appliquer??

LFH

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