Ménage de printemps ou comment gérer les archives intermédiaires?

Petit billet d’humeur … les puristes de la théorie des trois âges s’abstenir!

C’est bientôt le printemps, il est donc temps de faire un peu le ménage et le tri dans nos vies aussi! Pourquoi ne pas profiter de notre état d’esprit optimiste avec le retour du soleil? Je m’apprête donc à nettoyer de fond en comble ma maison – euh ou peut-être à la nettoyer juste un peu – et je me dis qu’il est temps de faire le tri aussi car comme tout archiviste qui se respecte je ne retrouve jamais aucun papier chez moi… Et très souvent c’est la même chose dans nos vies: l’amour, la famille, les amis, les démarches administratives pénibles, le travail, les différents engagements qu’on a pris par ci et par …  Nos vies sont souvent encombrées surtout quand on a laissé tout s’entasser dans un coin! Je ferais bien un tableau de gestion pour gérer mes affaires. Mais le problème c’est que dans la vie, comme dans la gestion des archives électroniques, il est difficile de bien délimiter les affaires courantes des affaires intermédiaires! Il y a des affaires plus simples que d’autres, par exemple on sait souvent quels sont nos amis définitifs mais il ne faut pas sous-estimer le hasard et l’inattendu, parfois des amis courants deviennent définitifs… A vrai dire, la seule chose qui me pose problème ce sont les affaires intermédiaires. Comment gérer ces fichues affaires intermédiaires, quand on ne sait plus si c’est « à éliminer » ou « à conserver »? Comment faire quand on voudrait tout conserver et que les autres ont décidé d’éliminer sans vous demander votre avis? Il y a en plus des affaires intermédiaires avec une DUA  (durée d’utilité affective) très looongue… Comment faire pour ne pas les laisser moisir dans une vieille cave? La question n’est pas simple! Dans la vie comme dans le métier d’archiviste, ces fichues affaires intermédiaires n’ont pas fini de nous provoquer des soucis! Il faut désormais inclure dans les tableaux de gestion une nouvelle donnée: « la zone d’incertitude ». Il conviendrait d’évaluer son impact en fonction des données dont on dispose: la disponibilité des autres à entretenir les affaires, le temps dont on dispose,  la qualité des locaux où les affaires seront stockées en attendant la fin de la DUA. Il convient de ne pas négliger la zone d’incertitude car comme disait Forrest, la vie est comme une boîte de chocolats (et ceux qui me connaissent savent que cette métaphore n’est pas pour me déplaire) on ne sait jamais sur quoi on va tomber!

LFH

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4 commentaires sur “Ménage de printemps ou comment gérer les archives intermédiaires?”

  1. Elise 5 avril 2011 à 18:53 #

    DUA = Durée d’utilité affective, j’adooore🙂
    D’ailleurs cette durée affective s’applique aussi dans le boulot pour les services versants qui ont du mal à jeter … le prochain récalcitrant de l’élimination je lui donnerai cette définition « la durée d’utilité affective de votre document est échue, il va falloir vous séparer de votre doudou.. ». Dur. Suçage de pouce et crise de larmes à prévoir dans l’administration française😉
    NB : je salive devant cette photo de chocolat, mama mia !!!!

  2. jordi78 3 avril 2011 à 14:07 #

    Personnellement, dans le cadre de ma vie personnelle, j’évite toute politique de tri qui, de toute façon, à une moment ou à un autre, se révélera erronée. Donc, je n’ai que deux âges : les affaires en cours, et les autres qu’on range toutes ensembles dans une même boîte et on verra bien après.
    Finalement, ma vie est comme tout service d’archives qui se respecte : un arriéré beaucoup trop important, mais de toute façon impossible à traiter.

    Très bon billet😉

  3. Nicopompus 3 avril 2011 à 12:16 #

    Les affaires intermédiaires sont en effet les plus difficiles à gérer et, une fois qu’on a décidé de les classer dans un sens ou dans l’autre, c’est là qu’on s’aperçoit qu’elles sont au mauvais endroit! On en viendrait presque à se demander si on doit les toucher et les laisser, intactes, offertes en sacrifice à un possible empoussiérage!

    Un conseil pour les gérer en vu d’un départ pour l’étranger, chère LFH? Doit-on appliquer une méthodologie particulière?

    • archivesonline 3 avril 2011 à 17:04 #

      @Nicopompus Je n’ai aucun conseil à donner, de toute évidence je gère très mal les affaires intermédiaires, je vais appliquer la méthode de Jordi: tout dans la même boîte et on verra après. Hop!🙂

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