A quoi sert le modèle OAIS?

Dans le milieu de l’archivage électronique, on entend parler très souvent du modèle OAIS. On a tendance à le présenter comme la base de l’archivage électronique. Or, il faut bien comprendre ce modèle et à quoi il sert afin de l’utiliser à bon escient. Le modèle OAIS n’utilise pas vraiment l’expression « archivage électronique ». Il parle plutôt de « pérennisation des informations numériques »  et il convient de ne pas confondre ces deux notions. La pérennisation des informations numériques renvoie d’abord à la conservation alors que l’archivage renvoie à la collecte, au classement, à la conservation et à la communication mais aussi au respect des fonds. En anglais, on a deux termes différents: « digital preservation » et « digital archiving ». Le premier recouvre le périmètre des bibliothèques par exemple (c’est le cas du système SPAR de la BnF) alors que le deuxième renvoie vraiment au métier d’archiviste et à la problématique de la conservation de fonds d’archives. La notion d’ « archivage » est toutefois abordée par l’OAIS et en ce sens, il est intéressant d’analyser d’une part son utilisation dans le texte pour comprendre en quoi l’OAIS peut être utile aux archivistes et d’autre part, comment est-il possible de s’en servir pour définir ce qu’est un « système d’archivage électronique ». Pour cela, il est absolument indispensable de rappeler que l’OAIS est un modèle conceptuel et fonctionnel.

1. Un modèle conceptuel

Le modèle OAIS est un modèle conceptuel qui présente l’organisation générale d’un système d’archivage des informations numériques. Avant de décrire le modèle OAIS, il est nécessaire de bien préciser d’abord le sens de « modèle conceptuel », de « système » et d’ « archivage » .

On entend par « modèle conceptuel », la représentation d’une démarche – l’archivage des informations numériques dans ce cas précis – d’un point de vue général et abstrait qui est fait pour servir de référence.

Le « système » ne renvoie pas qu’à un système informatique. Dans ce contexte, il convient de rappeler la définition la plus générale du mot « système » qui renvoie à un « ensemble de concepts ou d’idées présentés sous une forme ordonnée et qui entretiennent une relation », ou à un  « ensemble de procédés, de pratiques organisées, destinés à assurer une fonction définie ». La fonction visée par le système du modèle OAIS est l’archivage qui par ailleurs n’est pas défini ici au sens archivistique. Il ne s’agit donc pas de collecter, classer, conserver et communiquer des fonds d’archives. La notion de fonds et de respect des fonds ne fait donc pas partie du périmètre couvert par l’OAIS.  L’archivage est défini dans cette norme comme l’ensemble de méthodes permettant de pérenniser des informations numériques dans le but de les exploiter sur le long terme. Le « long terme » étant défini comme un laps de temps « suffisamment long pour être soumis à l’impact des changements technologiques, y compris la prise ne compte de nouveaux supports et nouveaux formats de données ou à des changements de la communauté d’utilisateurs ». On pourrait donc dire que le modèle OAIS met l’accent sur la conservation et la communication. Cette communication étant définie au sens restreint de l’accès (un concept qui se rapproche davantage de la pratique archivistique anglo-saxonne).  L’accès est défini comme la mise à disposition des informations numériques archivées et il peut y avoir aussi un accès contrôlé à des utilisateurs habilités.

Le système du modèle OAIS comprend à la fois des personnes, des méthodes et des outils informatiques. Il accorde donc une importance particulière aux responsabilités exercées par les personnes. On entend par « méthodes », un ensemble de principes et de règles pour parvenir à un résultat. Le modèle présente ainsi les objectifs du système qui est mis en place, c’est-à-dire le résultat attendu. Il s’agit bien de conserver dans le but d’exploiter les informations numériques et de les rendre accessibles à ce que l’OAIS appelle « une communauté d’utilisateurs cible ». Il convient de noter que l’idée de « communauté d’utilisateurs cible » n’est pas définie de façon exhaustive dans le modèle, c’est un concept qu’il convient d’adapter au contexte.

            Le modèle OAIS fournit donc un cadre général et conceptuel pour la mise en place d’une stratégie de pérennisation des informations numériques. Il ne définit pas les technologies nécessaires à la mise en œuvre d’un système car celles-ci sont évolutives, toute allusion à une technologie particulière rendrait le modèle obsolète. Les concepts et les fonctionnalités décrites peuvent par conséquent être adaptées, et décomposées selon le contexte. Le modèle ne définit pas non plus le type de méthodes à utiliser car celles-ci peuvent évoluer. L’OAIS utilise donc un vocabulaire générique spécifique dont les termes sont définis dans un glossaire. Il ne s’agit donc pas du vocabulaire archivistique.

2. Un modèle fonctionnel

L’OAIS définit le système d’archivage électronique d’un point de vue fonctionnel. Il décrit donc les fonctions principales que le système doit avoir pour pérenniser les informations numériques et les rendre accessibles sur le long terme. Il présente plus précisément des entités fonctionnelles  à partir d’un schéma général (cf. image ci-dessous) qui est assez connu des personnes travaillant dans le domaine de l’archivage électronique (les archivistes) et celles travaillant dans le domaine de la pérennisation des informations numériques (les bibliothèques et le milieu de la recherche notamment). Ces entités sont ensuite définies et décrites de façon détaillée dans la norme. Mais ce « système » décrit ne recouvre pas tout le périmètre de l »archivage » au sens archivistique du terme.

Ce modèle est une réflexion intéressante mais elle n’est utile que si on a bien conscience de ses limites.

LFH