La fonction « conservation » en matière d’archivage électronique

J’ai eu récemment l’occasion de discuter de la fonction « conservation » en matière d’archivage électronique. Plusieurs collègues et étudiants de master m’ont posé des questions à ce sujet. C’est une bonne occasion pour faire un petit billet🙂

On a beaucoup entendu parler de supports de stockage et de formats de fichier… on en a tellement entendu parler qu’il y a eu une confusion entre deux activités différentes :

1) Une activité qui consiste à mettre en place des méthodes/actions/outils pour éviter l’obsolescence technologique et que l’on peut appeler « pérennisation » ou « préservation du numérique » pour être plus précis. En anglais on parle de « digital preservation ».

2) L’archivage électronique qui est une activité qui consiste à organiser le cycle de vie de l’information numérique, à planifier des règles de conservation (durées de conservation et sort final), et à rendre intelligible l’information a posteriori en préservant son contexte de production.

La confusion digital preservation/archivage électronique a été néfaste pour notre métier pour des raisons diverses. L’une des conséquences principales a été l’application à l’archivage électronique d’un cadre conceptuel et normatif partiellement inadapté car insuffisant. De nombreux archivistes – et moi-même – ont eu des réactions épidermiques à cause de cette confusion très négative pour notre métier. On a donc vu une nouvelle tendance se développer : refuser de parler de « conservation » et de technique car celle-ci restait assimilée exclusivement à la durée de vie des supports et des formats de fichiers. On est passé probablement d’un extrême à l’autre… Il se trouve qu’en matière de conservation du numérique de très nombreuses questions méritent d’être posées et la profession gagnerait à s’emparer pleinement du sujet pour mettre en place les règles adéquates avec la collaboration d’experts techniques.

Faisons un paralèlle avec l’univers des archives physiques : on a des règles pour construire des bâtiments d’archives, pour les gérer, pour gérer les espaces de stockage (magasins), pour contrôler la présence/absence des archives (récolement). Il nous faut donc transposer cette réflexion aux archives numériques. Voici donc une liste d’éléments à prendre en compte pour conserver des archives électroniques. Il faut bien évidemment se demander qu’est-ce qu’on stocke exactement puis comment :

Quoi stocker? Les fichiers et leurs métadonnées ensemble, les fichiers, leurs métadonnées et leurs empreintes, les fichiers seulement ? Il est conseillé de stocker au moins les fichiers avec leurs métadonnées.

Choix du mode de gestion du stockage : interne ou externalisé. En cas d’externalisation il y a de nombreuses recommandations à appliquer pour établir un contrat avec un « tiers-stockeur ». Je vous renvoie au petit guide de l’AAF sur les archives électroniques où j’ai déjà listé ces recommandations.

Choix du type/des types de matériel de stockage. Il y a pléthore de solutions. Avous de voir ce qui convient dans votre contexte.

Architetcure technique à mettre en place : nombre d’environnements (recette, pré-production, production…) et nombre de sites. La norme NFZ 42013 recommande au minimum deux sites.

Nombre de copies et mise en place d’une politique de gestion des copies afin d’éviter d’avoir un différentiel entre deux sites. La norme NFZ42013 recommande deux copies plus une troisième copie sur un support de stockage distinct.

Contrôles de cohérence réguliers bidirectionnels entre la base de données et le système de stockage (= équivalent du récolement).

Contrôles d’intégrité par recalcul des empreintes numériques stockées (modalités, périodicité..).

Journalisation des événements propres au stockage et archivage de ces journaux.

– Il faut définir également un plan de reprise/continuité d’activité (PRA/PCA) et un Service Level Agreement (SLA) propres au stockage.

Définir l’évolutivité du système de stockage tout comme on construit des bâtiments d’archives en prévoyant l’accroissement des fonds : scalabilité par ajout des serveurs et par augmentation de la capacité de traitement des serveurs.

Définir une politique de migration des supports de stockage et des formats de fichier (cette question est quand même importante même si elle ne représente pas la problématique principale comme on vient de voir…).

Il y a bien entendu des gens qui m’ont dit aussi que cette question n’était pas du ressort des archivistes. Votre degré d’intervention dépend de votre contexte mais dans tous les cas c’est bien à la MOA d’établir la liste des aspects fonctionnels liées à la gestion du stockage et la liste est longue! Il est bien entendu nécessaire de s’entourer d’experts techniques pour la mise en oeuvre. Mais les experts techniques font ce qu’on leur demande de faire: il faut au moins expliquer que stocker des archives électroniques n’est pas anodin si on veut préserver leur intégrité. Je ne me mêle pas de la mise en oeuvre qui est confié à des experts en la matière tout comme la construction des bâtiments d’archives mais je précise bien les pré-requis !

Les questions à se poser sont les mêmes pour tous, les réponses à apporter vont varier d’un contexte à un autre. Dans tous les cas, ne sous-estimons pas ces aspects techniques.

LFH

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