Dans une conférence intitulée « La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin ? » [1], Marcel Caya évoquait en décembre 2004 un problème qui est toujours d’actualité: la pertinence de la théorie des trois âges dans l’univers électronique. Il s’agit pourtant d’une question qui ne fait pas encore l’unanimité dans la communauté archivistique française. Marcel Caya revient sur l’origine de la théorie qui est apparue en 1948 aux Etats-Unis:
« Le concept des trois âges a fortement marqué l’archivistique de la seconde moitié du XXe siècle. D’abord formulée en 1948 dans le rapport d’un groupe de travail de la Commission Hoover sur l’organisation et le fonctionnement de l’administration fédérale des États-Unis, la définition d’un cycle d’existence pour les grandes accumulations de documents créés par les bureaucraties modernes faisait partie du processus de planification de moments précis pour leur évaluation ; réduire la masse des documents périmés par leur destruction en temps utile devenait la principale justification économique de la gestion des documents. Ainsi, par l’établissement de tableaux de gestion, il devenait possible de programmer les éliminations de documents aux moments les plus appropriés en tenant compte de leur valeur directe (primaire) ou résiduelle (secondaire) décroissante ».
La théorie a été reformulée pour le monde francophone en 1961 par Yves Pérotin [2]:
« Réagissant contre l’ignorance mutuelle que se vouaient, selon lui, les Archives et les administrations en France, Yves Pérotin a formulé le concept des trois âges pour le monde francophone dès 1961, dans un article publié dans la revue Seine et Paris. Proposant les termes « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives archivées », il exhortait d’abord les archivistes à s’intéresser au contexte de production des documents avant leur versement aux archives pour mieux en contrôler l’évaluation »
La théorie des trois âges a façonné durablement notre pratique et a permis d’introduire des questions liées à la création des documents et à leur cycle de vie. Mais il s’agit bien d’une théorie, ce qui implique que dans la pratique on trouve des situations différentes. D’une part, chaque service d’archives/institution/entreprise peut définir de façon différente l’âge courant, l’âge intermédiaire et l’archivage définitif et d’autre part les limites entre les différents âges ne sont pas les mêmes pour tous les types de documents. Cependant, cette approche des documents et des archives est remise en cause par l’archivage électronique. Il n’est plus pertinent de parler de trois âges lorsque l’on s’intéresse aux archives électroniques pour des raisons techniques: si un document n’est pas pris en charge dès sa création, il sera extrêmement difficile d’évaluer son intégrité a posteriori. En ce sens, la notion d’archivage intermédiaire n’est plus pertinente. Ce constat est plébiscité par tous les archivistes qui travaillent avec des archives électroniques. Il me semble pourtant important de le rappeler et notamment pour ceux qui ne font pas de l’archivage électronique. Je vous invite à (re)voir l’intervention d’Anne Burnel à Genève en avril 2010, elle y analyse l’évolution de notre pratique et l’inadéquation de certains concepts dans l’univers numérique. La théorie des trois âges n’a pas de sens dans cet univers. Mais je ne veux pas la rejeter complètement pour autant, elle peut s’avérer utile si on réfléchit non pas en termes d' »âge » mais en termes de responsabilité. La question n’est plus de délimiter les âges d’un document électronique mais plutôt de définir qui a la responsabilité de vérifier sa conformité aux règles requises pour le bon fonctionnement d’un système d’archivage électronique. Je réfléchissais déjà à cette problématique qui me tracasse alors que je travaille à la mise en place d’un SAE, et en parlant avec une autre archiviste spécialisée dans l’archivage électronique, cela m’a paru encore plus évident: il est impératif de délimiter la responsabilité des services qui produisent les documents électroniques et celle des archives mais le périmètre d’intervention ne repose plus sur la théorie des trois âges.
Il n’y a pas de scénario universel, tout comme pour les archives papier, chaque service/entreprise, doit faire des choix.
LFH
[1] CAYA (Marcel), « La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin ? », Conférence prononcée le Jeudi 2 décembre 2004, Conférences de l’Ecole des chartes, en ligne [Consultée le 30 août 2010].
[2] PÉROTIN (Yves), « L’administration et les «trois âges» des archives », Seine-et-Paris n°20, octobre 1961, pp. 1-4. L’article a été publié ensuite en anglais, « Administration and the ‘Three Ages’ of Archives », The American Archivist, n° 29-3, 1966, pp. 363-369.
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Comme vous le dites très pertinemment « nous nous devons de présenter les choses de manière simple à nos interlocuteurs » ainsi dans un souci de clarté pédagogique, il serait à mon avis plus judicieux d’abandonner l’expression « théorie des 2 ou 3 âges » ou « règle des 2 ou 3 âges » qui semble désormais désuète au profit du terme de « jalons » indispensables qui rythme le cycle de vie des documents :
1er jalon : Validation
2ème jalon : DUA ou DUAL (L pour légale)
Cette vision sous l’angle des « jalons » aura à mon avis le mérite de considérer explicitement le cycle de vie du document dans sa totalité, depuis la création jusqu’à la conservation à long terme ou la destruction. Elle permet, toujours dans ce souci de clarté pédagogique :
– De préciser à quel niveau du cycle de vie des documents, se situe la conduite du projet ;
– Dans le « tempo » de la conduite du projet, de ne pas oublier, la dimension historique et patrimoniale des documents produits et de se poser les questions, à savoir : Où vont être transférés les documents ayant une valeur historique et patrimoniale ? Ou tout du moins que deviendront les documents après DUA dans le cadre d’une conservation à long terme ? Et quelles solutions sont offertes pour assurer cette conservation à long terme ?
– De réaffirmer le rôle indispensable du records manager et de l’archiviste concernant toute la plus value apportée en terme de détermination de la valeur probante, d’évaluation et de sort final des documents.
Enfin :
– De clarifier un « Meli-Melo » bien réel entre des acteurs dont les objectifs sont différents (éditeurs, intégrateurs, informaticiens, records managers, archivistes, etc.), et de mieux préciser le champs d’intervention de chacun.
Exemple de question importante : A quel niveau du cycle de vie au regard de ces deux jalons, se situe les solutions de progiciels d’un éditeur ?
– De clarifier les divergences sémantiques ou les mauvaises traductions qui sont importantes notamment dans la rédaction des normes.
Cette vision sous l’angle des « jalons » introduit un consensus sémantique dont nous avons besoin pour parler entre nous le même langage et faire preuve de clarté pédagogique avec les autres acteurs à l’extérieur de notre profession.
Eric MICAELLI
Ne balayons pas aussi vite ce qui fonctionne très bien pédagogiquement pour faire comprendre ce qu’est le cycle de vie des documents et cela s’applique également aux documents numériques.
Je vous propose de réhabiliter la règle des trois âges qui peut être encore bien utiles (voir mon commentaire ci-dessous, posté également sur le blogue « Le présent d’hier et de demain » (http://present-hieretdemain.tumblr.com/post/22661817291/les-mains-dans-le-cambouis-et-la-theorie-des-3-ages#disqus_thread)
Ne balayons pas aussi vite ce qui fonctionne très bien pédagogiquement pour faire comprendre ce qu’est le cycle de vie des documents et cela s’applique également aux documents numériques.
Votre schéma le montre très bien, reprenons le.
Dans le processus caractérisé par la « durée d’utilité administrative et légale » vous faites apparaître un petite image qui matérialise un SI métier, une GED et un SAE avec une flèche qui définit un flux de l’un vers l’autre. Ma question est donc la suivante : Quel est le jalon qui déclenche l’évènement de ce sous processus qui permet de faire passer un document ou un dossier d’un SI métier ou d’une GED vers un SAE ? Il faudra bien définir précisément un jalon qui permettra aux utilisateurs ou administrateur de réaliser physiquement ce sous processus de transfert de l’un vers l’autre. Et bien précisément ce jalon est la durée d’utilité courante (DUC) du documents ou du dossier, ce jalon peut être par exemple : « une année suivant la date de clôture du dossier » date à laquelle celui-ci sera transféré dans le SAE par l’utilisateur ou l’administrateur.
Un second jalon apparaît en revanche très bien dans votre schéma, il s’agit de la « fin d’obligation légale de conservation » ce qui est généralement défini comme étant la durée d’utilité administrative (DUA) correspond peu ou prou au délai de prescription.
Ainsi DUC et DUA jalonne le cycle de vie du document qu’il soit papier ou numérique de la manière suivante :
Courant /DUC/ intermédiaire /DUA/ Définitif ou Destruction.
Ne retrouve-t-on pas ici, la règle des trois âges ?
Pour plus d’information voir les présentations suivantes :
– Records management :
http://www.archivistes-experts.fr/records_management.pdf – Planche N° 21
– Système d’archivage électronique :
http://www.archivistes-experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf – Planche N° 12 et 13
Eric MICAELLI
Avec les outils de gestion intégrée des documents, il est possible d’établir des règles qui permettront de conserver l’intégrité des documents électroniques. Par exemple, les archives intermédiaires (semi-actif) peuvent devenir en lecture seulement (pour que le fichier ne soit pas modifié) ou transformer les documents finaux en format PDF.
Mais un système intégré de gestion des documents n’est pas un système d’archivage électronique! Ces deux systèmes sont très différents et offrent des fonctionnalités différentes. Ces outils de gestion intégrée sont utilisés pour la gestion quotidienne des affaires mais ne permettent pas de planifier une pérennisation sur le long terme (« long terme » tel qu’il est défini dans le modèle OAIS c’est-à-dire « un laps de temps qui tient compte des évolutions technologiques »). Certes, ces outils permettent une gestion des archives semi-actives. Mais la question de l’archivage électronique se pose différemment pour les documents numériques natifs produits dans le cadre des processus de dématérialisation des procédures, dans l’e-administration par exemple. C’est dans ce contexte qu’il faut transférer assez rapidement un document électronique dans un VRAI système d’archivage et non pas dans un outil de gestion intégrée des documents. Seul un système d’archivage électronique pourra garantir l’intégrité des données et la valeur probatoire des documents en cas de contentieux. Et on doit collecter très rapidement ces documents vulnérables surtout s’ils sont signés électroniquement, et donc l' »archivage intermédiaire » n’a plus vraiment de sens, même si cela ne veut pas dire que les « archives intermédiaires » n’existent plus. Les « archives » sont ainsi collectées dès l’âge courant afin de les sécuriser au maximum.
LFH
Il n’ya pas lieu de longs débats sur cette question. Il faut bien que les archivstes parviennent à intégrer ce principe dans la sphère électronique. Moi je suis plutot pour le PRINCIPE DE PERTINENCE DES FONDS en lieu et place de PRINCIPES DE RESPECTS DES FONDS en électronique.
C’est une question qu’il faut bien lancer. Vraiment nous avons besoin de trouvez une réponse assez pertinente à cette question.
Merci donc pour tous ceux qui y ont consacrer leur temps, et que tout le monde y pense. Nous y sommes contraints…
je serais éventuellement trés interessé par les reponses qui seront apportés aux questions ci dessus posées.
Le point clé de votre argumentation pour expliquer que les archives intermédiaires n’ont plus lieu d’être réside semble-t-il dans la phrase suivante : « si un document n’est pas pris en charge dès sa création, il sera extrêmement difficile d’évaluer son intégrité a posteriori. »
Pouvez-vous expliquer ce que vous mettez derrière les expressions « pris en charge » et « intégrité » ? J’aimerais répondre à votre article mais une explicitation sur ces points m’aidera à bien comprendre tout votre raisonnement.
Bonjour,
Cette phrase peut effectivement avoir des significations différentes. Je vais donc essayer de mieux préciser ce qu’elle veut dire.
La loi du 13 juillet 2000 reconnaît la valeur probante des documents électroniques mais celle-ci est soumise aux conditions de conservation d’un document. Il est important de garantir qu’un document n’a pas subi de modifications intentionnelles ou non-intentionnelles et qu’il est ce qu’il prétend être, qu’il a été produit par la personne qui prétend l’avoir produit. La signature électronique permet de garantir l’intégrité d’un document mais le certificat de la signature a une durée limitée. Il est donc nécessaire de le transférer vers un système d’archivage électronique dès sa création.
D’autre part, il est souhaitable pour l’archiviste de ne pas se contenter de recevoir des versements d’archives électroniques à la fin de la durée d’utilité administrative, il est préférable d’intervenir le plus en amont possible du cycle de vie d’un document.
J’espère avoir mieux explicité la phrase en question.
LFH