L’archivage électronique est-il voué à l’échec?

Au-delà du titre volontairement provocateur, posons-nous sérieusement la question: l’archivage électronique est-il voué à l’échec? Derrière cette question, il s’agit en réalité de s’interroger sur les obstacles rencontrés par tout service d’archives publiques qui essaye de mettre en place une politique d’archivage électronique (que ce soit dans les collectivités territoriales ou dans l’administration centrale). Quel sont donc ces obstacles?

1. Le faible intérêt des décideurs pour les archives
Il est dû, en grande partie, à une mauvaise compréhension des enjeux de l’archivage. Notez bien que je ne parle pas de l’archivage électronique mais de l’archivage tout court! Vécu comme une corvée et une contrainte réglementaire par certains, pointé comme inutile par d’autres, l’archivage reste mal connu. Je suis surprise par le faible intérêt porté aux archives en tant que documents permettant de justifier des droits y compris les droits du citoyen. Or, cela devrait être une priorité pour les agents qui travaillent pour l’administration publique.

2. Le contexte budgétaire
Je crois que je n’étonnerai personne en affirmant que le contexte budgétaire ne joue pas en notre faveur. A chaque fois qu’on essaye de convaincre les décideurs, on nous rétorque "tout ça est bien joli mais il n’y a pas d’argent". Je me rappelle avoir essayé une fois de commencer par dire tout de suite "bonjour, je ne vous demande pas de l’argent"…  et une fois n’est pas coutume, j’ai réussi à dégainer mon argumentaire. Mais le contexte budgétaire rend les décideurs hostiles à la création de tout nouveau groupe de travail ce qui peut être justifié. Tôt ou tard les problèmes budgétaires (re)font surface et la très grande difficulté des archivistes à estimer le coût réel d’un SAE ne nous fait pas avancer beaucoup.

3. Une difficile coopération avec les DSI
Heureux soient les chanceux archivistes qui réussissent à travailler en étroite collaboration avec les services informatiques! Ce n’est pas une tâche facile. Souvent, nous devons faire un long travail pour essayer de convaincre. Difficile d’expliquer à des informaticiens que l’archiviste a une expertise qui permettrait de contribuer à une rationalisation du parc applicatif, à une maîtrise des coûts générés par le stockage, etc., etc … L’archiviste souvent assimilé aux vieux papiers est perçu comme un intrus dans l’univers de l’informatique. On a pourtant besoin de construire aujourd’hui une nouvelle gouvernances des SI en tenant compte de la problématique de la production maîtrisée, la gestion efficace et la conservation à long terme de l’information numérique.

Le problème majeur est donc d’ordre organisationnel et structurel. Nous avons besoin de créer des structures qui n’existent pas et de réorganiser des procédures. Le vrai défi est politique.

Bon tout ça n’est pas franchement très encourageant. Mais ce n’est pas une raison pour abandonner, bien au contraire! Nous avons besoin de rassembler nos efforts.

Bon courage à tous ceux qui essayent tous les jours de mettre en place une politique d’archivage électronique cohérente et durable ! Que la force soit avec vous …

LFH

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14 Commentaires le “L’archivage électronique est-il voué à l’échec?”

  1. Vanessa Gendrin 13 février 2012 at 23:15 #

    Lourdes,
    Tout à fait d’accord avec vous sur la nécessité de diversifier les argumentaires, j’ai aussi eu l’experience des dirigeants qui n’ont peur de rien ("même la bombe atomique ne fait pas peur"). Nous gagnerions peut-être à créer un argumentaire-type dans lequel chacun y apporterait des exemples. Ce blog apporte déjà de nombreux éléments et ouvre le débat. C’est bien.

  2. Vanessa Gendrin 13 février 2012 at 18:43 #

    A nous de nous donner les moyens d’être optimiste ! Vous posez une vraie question : celle de la place de l’archiviste devant les enjeux de la conservation documentaire. Mais je ne crois pas que la prise de conscience doive seulement se faire auprès des « DSI » ou « des agents qui travaillent pour l’administration publique », leur marge de manœuvre est aussi faible que celle des archivistes, et puis on ne touche que des moyens. La sensibilisation doit se faire auprès des décideurs : élus, directeurs généraux et directeurs généraux sur les fonctions de support. Aussi, je ne crois pas que sensibiliser sur « la rationalisation du parc applicatif » ou « la maîtrise des coûts générés par le stockage » touche réellement les décideurs (CQFD). Les vrais risques de mal archiver des documents papier ou des données numériques sont ailleurs : le litige qu’on ne gagnera pas parce qu’on a pas conserver les preuves (la faillite de l’agence Sygma), le contentieux que l’on risque parce que des informations confidentielles ont été divulguées à mauvais escient (l’exemple de la CPAM de l’Aude), les coûts de reconstitutions de l’information (le plan que l’on doit refaire pour 5000 euros, les données que l’on doit reprendre pour 10 000 euros)…. Les risques liés aux mauvais archivage sont rarement visibles mais leurs conséquences peuvent être dramatiques en terme d’image et de coût ! C’est la dessus que l’on peut agir. Montrez la dernière affiche du CR2PA à vos dirigeants (http://cr2pa.fr/WordPress3/?p=321), vous verrez leur réaction !

    • archivesonline 13 février 2012 at 21:30 #

      Chère Vanessa,

      Merci pour vos commentaires, toujours intéressants!

      Effectivement à nous de nous donner les moyens de travailler. Toutefois, j’ai déjà expérimenté pas mal d’arguments qui ne marchent pas. Il ne faut vraiment pas surestimer l’argument juridique. Il n’est pas efficace systématiquement, les risques juridiques ne font pas peur à tout le monde, pire encore il y en a qui n’en ont rien à faire. On ne peut pas faire de cet argument, l’argument ultime. Je crois au contraire qu’il faut multiplier les arguments et les "angles d’attaque" ! Très honnêtement l’affiche du CR2PA ferait exploser de rire des décideurs que je connais … Je la trouve très bien pourtant mais hélas elle ne sera pas systématiquement bien perçue partout.

      Je parle bien des décideurs! C’est le premier point que j’évoque dans mon billet, c’est eux le public cible en priorité et c’est bien leur soutien qui fait défaut aujourd’hui. Nous avons besoin d’un pilotage stratégique de la fonction archives. Mais ne sous-estimons pas le poids des DSI, le directeur des services informatiques est aussi un décideur dans son domaine, il peut être force de proposition. La gouvernance des SI est un enjeu très stratégique aujourd’hui, dans la sphère publique et privée. Sensibiliser les DSI sur la rationalisation du parc applicatif a marché pour moi … comme quoi il n’y a pas d’argumentaire unique, pas de formule standard, il y a des arguments qui fonctionnent pour certains et qui ne fonctionnent pas pour d’autres. A mon avis il faut savoir à qui on s’adresse et bien connaître son contexte pour avoir les meilleurs arguments possibles.

  3. Leos 10 février 2012 at 02:44 #

    Pour poursuivre dans la veine provocative, qui permet de mettre les problèmes à plat, faut-il encore nous appeler archivistes, le terme d’archives faisant partie même du problème ?
    C’est un excellent débat, Lourdes, si on rajoute le point 4 proposé par Vanessa (l’accompagnement d’un utilisateur à qui l’on demande par ailleurs d’évoluer), et un point 5 qui serait que l’on nous demande d’intervenir dans des systèmes dont nous sommes partie, ce qui est difficile mais réalisable lorsque le projet "Gestion de l’information" a pris. Mais alors, notre personnalité individuelle transforme en retour l’institution -ce qui offre généralement de belles carrières- mais rend la transmission de nos postes éminemment aléatoire.
    On pourrait organiser une journée d’anticipation pour prendre la question par l’autre bout : "2050, toute l’information est managée : quelles ont été les méthodologies et les évolutions qui ont permis ce succès ?"

    La suite de mes réflexions sur L’Affaire ce WE, avec des petites bulles de savons pour modéliser les rôles des acteurs de l’information.

    • archivesonline 13 février 2012 at 21:40 #

      Oui et non :)
      Certes les termes "archives" et "archivistes" sont très souvent mal compris et ils ont une connotation péjorative …je ne trouve pas forcément que c’est une bonne raison pour les évacuer. Un exemple: dans une ancienne vie (que tu reconnaîtras), j’ai travaillé au sein d’une administration où l’on a décidé de parler de "documents stratégiques" pour mieux faire passer le discours. Résultat: la direction des archives a été complètement écartée du pilotage du projet de GED. Il a fallu aller frapper à nouveau et par la petite porte pour se glisser dans le projet … Cela n’a donc pas été bénéfique non plus d’éviter le mot "archives", cela nous a porté préjudice. Je crois que nous avons surtout à convaincre que notre expertise ne se limite pas à la sphère patrimoniale. C’est en travaillant que l’on peut démontrer la plus value d’une bonne maîtrise de l’archivage. Il nous faut communiquer, je pense que l’un des problèmes c’est que nous sommes de très mauvais communicants et que nous restons enfermés dans notre profession. Il faut aller convaincre ailleurs, chez les producteurs, les DSI, les décideurs !
      Personnellement, peu m’importe si on m’appelle archiviste, records manager, gestionnaire de l’information, information manager, information entrepreneur… tant qu’on reconnait les compétences de l’archiviste. Mais dans les faits cela ne marche pas systématiquement et les risques d’être écartés des projets sont bel et bien réels. Comment concilier alors l’usage d’autres termes et la reconnaissance de notre expertise?

  4. coureurà pied 8 février 2012 at 17:23 #

    il y aurait beaucoup à dire sur les études ou travaux qui sont refaits par précaution, parce que les acteurs publics ne cherchent pas dans les archives. Dans plusieurs communes des Bouches du Rhône on vient de refaire des ouvrages d’art (ponts) afin que les camions d’iter (Cadarache) puissent y passer, et les entreprises avouaient les refaire pour n’avoir pas trouvé d’archives de construction des ponts, mais avaient-ils cherché aux AD, à la DDE …. ?

    • archivesonline 13 février 2012 at 23:36 #

      Tout à fait d’accord avec vous! On gagnerait à rassembler ce genre d’exemples!
      L.

  5. vanessa 8 février 2012 at 14:49 #

    on pourrait ajouter les agents aussi :) parce qu’avoir la direction et la DSI dans la poche n’est pas tout ! la résistance des agents sur le terrain ou même sans résistance, leur manque de temps, de formation adéquate, leurs craintes face à un nouveau système (peur de passer pour incompétent, peur d’être dessaisi de son travail etc.) sont quand même un frein non négligeable.

    en fait tout cela est lié : on parle archives mais on finit par parler organisation du travail, incohérence des circuits de validation ou de diffusion, appréciation très subjective de la confidentialité et une tendance conséquente au partage ou au secret complet, au fréquent "moi je garde une copie des dossiers parce que X qui doit les garder ne fait pas son travail correctement" qui fait exploser les armoires et les réseaux informatiques, au manque de temps pour organiser la transmission de la mémoire des dossiers quand quelqu’un part etc.

    Pour le papier, on râle, on fait des séances de travail qui se transforment en psychanalyse, on fait de la place et puis c’est reparti.

    Pour l’électronique, si on veut intervenir en amont, ça implique de prendre à bras le corps ces soucis et d’y trouver une solution – ce qui, pour beaucoup, n’est pas de notre ressort – et là, piou, on ouvre la boîte à problèmes de l’organisme, les trucs que tout le monde sait mais auxquels on n’a pas apporté de solutions parce que ça impliquerait une remise en cause de trop de choses (l’articulation des services, la gestion des compétences, la refonte des procédures, l’abandon éventuel de certains projets parce que les agents n’ont pas des journées de 125 heures voire le mode de management de la direction…). Du coup, sur le papier, tout le monde trouve ça génial mais ce qu’il faut faire pour arriver au résultat est trop complexe, a un impact trop profond pour être lancé la fleur au fusil. Qui a envie d’être le chef qui a tout chamboulé ? Et si ça foire ? etc. Bref, la paix sociale…ou la sagesse ? :)

    L’archivage est surtout conduite du changement, y aller mollo et par étapes est sans doute plus efficace que foncer dans le tas et vouloir un beau système complet d’un coup, même si c’est frustrant !
    C’est bien aussi la preuve que nous avons un rôle stratégique – mais que nous ne sommes pas les seuls et pas forcément sur tous les sujets les plus armés/légitimes/formés(?) etc. pour intervenir. Bref, se trouver des alliés et un sponsor, et hop ! :)

    • archivesonline 13 février 2012 at 21:44 #

      Vanessa,
      Ce que tu dis es vrai mais c’est déjà la deuxième étape. Si on remporte pas la prise de décision (des décideurs s’entend) et la collaboration efficace avec la DSI, on aura beau avoir les producteurs de notre côté cela ne servira à rien. Les deux aspects sont liés et le succès d’un projet d’archivage électronique dépend bien évidemment de l’adhésion des producteurs/utilisateurs. C’est fondamental, je suis bien d’accord! On peut aussi avoir la décision et une faible adhésion et le projet sera voué à l’échec aussi …

  6. J.-D. Zeller 8 février 2012 at 10:19 #

    Oui le chemin est semé d’embûches. Mais de plus en plus de nos collègues avancent pas à pas sur ce sentier tortueux. Quelques piste pour répondre aux difficultés soulevées.

    1. Faible intérêt des décideurs pour l’archivage
    Il ne faut pas se cacher la face, c’est le cas. Cependant il nous faut changer notre vocabulaire. Dans ce cadre c’est le records management électronique qu’il faut vendre. J’ai eu nettement plus d’intérêt quand j’ai offert des services à propos des arborescences bureautique à la place de proposer des plans de classement (de fait c’est la même chose mais les arborescences sont le pain quotidien des utilisateurs alors que le plan de classement est juste un concept pour eux). Pour convaincre les décideurs, il faut oser leur parler de Risk management. Il serait utile que la communauté se mette à rassembler les cas coûteux de non disponibilité des documents pour construire un argumentaire par défaut sur le bienfait de la gestion des archives (ce n’est pas très moral de jouer sur la peur, mais je crois que nous n’avons pas le choix). Quand au désintérêt des agents publics, le mal dépasse largement la question des archives. Aujourd’hui de moins en moins de personnes croient aux vertus du service public, je pense que nous devons le défendre si nous ne voulons pas être googlés tout crus.

    2. Contexte budgétaire
    Oui la situation est difficile et ne semble pas vouloir se dégager avant longtemps. Il faut donc défendre la gestion des archives comme un investissement et un facteur de sécurité. Il nous faut aussi apprendre à quantifier notre travail. Ce n’est que parce que j’ai patiemment documenté nos flux de documents (sur plus de 20 ans) que j’ai pu prouver un accroissement structurel chiffré et obtenir l’achat de nouvelle surfaces de stockage (c’est aussi vrai pour des serveurs, mais hélas c’est les informaticiens qui ont les chiffres). Même si les prix du stockage diminuent, les informaticiens commencent aussi à se rendre compte que saturer des disques de données/documents mal indexés est coûteux. Tu as raison, le chiffrage précis des coûts d’un SAE est une des clés, et il faut inviter tous nos collègues qui ont des réalisations à leur actif à publier à ce propos.

    3. Collaboration avec les DSI
    Mon sentiment est que nous avons affaire à un problème de génération. Les ancien DSI tout puisssant et centralisés n’avaient que faire des questions archivistiques. Aujourd’hui, je rencontre des informaticiens trentenaire qui sont tout heureux de discuter de durée de conservation et de voir que nous avons une expertise à leur disposition. Il y a encore beaucoup de chemin à parcourir, avec certainement des hauts et des bas (il y a des imbécilles partout) mais je suis plutôt optimiste à cet égard. Encore une fois, la publicisation de nos expériences est la meilleure stratégie pour accumuler un savoir-faire qui nous permettent d’être reconnus comme partenaires fiables.

    Alors, au boulot !!!!

  7. Céline 7 février 2012 at 22:31 #

    Bonsoir Lourdes. Si je partage tes inquiétudes, je ne partage pas ton pessimisme. Il me semble au contraire, qu’avec le numérique, l’archivage devient une préoccupation et pas seulement des archivistes. ce matin encore, j’ai discuté archivage avec des informaticiens ! Je crois que pour convaincre et être reconnu comme expert, il nous faut faire nos preuves par l’exemple et accepter de faire (au moins au début) des concessions pour avancer tout en ayant à l’esprit le but à atteindre. Bon courage ! Céline

    • archivesonline 7 février 2012 at 23:00 #

      Bonsoir Céline,
      Je ne suis absolument pas pessimiste, bien au contraire! Mais il est bon de rappeler quels sont les vrais obstacles rencontrés par la plupart des archivistes. C’est en nommant les problèmes que l’on peut trouver des solutions. Pour faire nos preuves encore faut-il avoir la chance de s’exprimer et d’agir. Ce n’est pas le cas partout malheureusement. Le travail est dur mais il n’en reste pas moins stimulant.
      L.

  8. gildyrm 6 février 2012 at 21:52 #

    Il est évident qu’il faut trouver de nouvelles manières d’intéresser les décideurs et nos collègues informaticiens aux problématiques de l’archivage. Lors d’une récente séance entre archivistes des cantons suisses, il est apparu qu’il faut agir concrètement pour montrer de quoi les archivistes sont capables afin d’attiser la curiosité des collaborateurs de l’administration. C’est un peu le principe de la carotte pour faire avancer l’âne. Pour autant qu’on soit en possession de carottes, c’est-à-dire de produits et services susceptibles d’intéresser les unités adminsitratives.
    La mise en place d’une stratégie pour l’archivage numérique semble également inéluctable. Mais en quoi consiste cette stratégie et que contient-elle? Un petit aperçu dans cet article : http://wp.me/p1tSwH-c

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