La cohérence fonctionnelle du système d’information des Archives

Penser l’archivage, et plus généralement les missions du service d’archives, sans prendre le temps de réfléchir à la cohérence fonctionnelle et technique de son système d’information (SI) paraît désormais un exercice périlleux. Si on imagine encore aujourd’hui qu’il est possible de mener à bien ses missions et d’améliorer le service rendu aux usagers (producteurs et citoyens) sans définir une véritable stratégie d’informatisation, on passe à côté des enjeux les plus fondamentaux pour le service d’Archives à l’ère où l’informatique occupe une place centrale dans toute organisation, quelle qu’elle soit (administration ou entreprise).

Informatiser efficacement c’est maîtriser ses processus métier

Il n’est pas difficile de constater que le sujet de l’informatisation est souvent négligé et sous-estimé soit parce que le budget alloué à l’informatisation est faible, voire inexistant, soit parce que pour de nombreux professionnels de la gestion de l’information, le temps de l’informatisation des services d’archives serait révolu et on maîtriserait déjà bien le sujet. Il n’y aurait plus aucun intérêt à évoquer le sujet de l’informatisation… On est aussi forcés de faire le constat amer que de nombreux archivistes pensent que le système d’information des Archives n’est qu’une simple « tuyauterie » qui n’aurait rien à voir avec un certain côté « noble » du métier. Or, l’informatisation est une affaire bien trop sérieuse pour être confiée à n’importe qui et dans n’importe quelles conditions. Informatiser n’est pas un projet qui a un début et une fin, c’est une stratégie qui se construit progressivement. Tout système d’information est voué à évoluer, si l’on pense qu’on peut confier « cette tâche annexe » temporairement à un membre de son équipe, on ne mesure pas alors les vrais enjeux du SI. Mettre en place un système sans s’appuyer à la fois sur les fondamentaux de l’archivistique et sur une bonne maîtrise des processus de travail 1) au sein du service d’archives et 2) dans son  « éco-système », conduit la plupart du temps à un échec qui peut être plus ou moins difficile à rattraper.

Informatiser c’est mieux s’insérer dans le SI de son organisation

Plus largement, il ne s’agit plus seulement de s’équiper d’un logiciel de gestion des archives papier, (ré)informatiser sans passer par la case records management/archivage électronique revient à rater l’occasion de revoir sa copie : le service d’archives qui fonctionne en vase clos au bout de la chaîne documentaire ne fera pas long feu. L’informatisation et surtout la cohérence fonctionnelle et technique du SI apparaît aujourd’hui comme un des piliers stratégiques pour construire un véritable projet de service et faire évoluer le métier en l’intégrant de plus en plus au SI de son organisation. En effet, il ne s’agit pas seulement de mettre en place des outils au sein du service d’archives, il est indispensable de réfléchir à la manière dont ces outils vont interagir ensemble dans le service et surtout au sein de l’administration (ou l’entreprise). Le vrai enjeu est de (re)positionner le service d’archives et de l’insérer le plus possible dans le SI de son organisation. Comment réussir à mettre en place une démarche de records management et une politique d’archivage électronique sans penser la cohérence fonctionnelle de son propre SI ? Comment nouer des partenariats stratégiques avec les DSI, et comment construire des services pertinents pour les usagers (producteurs/citoyens) sans réviser ses propres processus internes ?

Réfléchir, rationaliser, anticiper, élaborer une stratégie globale

Evidemment repenser un SI est un long chemin semé d’embûches. Il semble toujours plus facile de constater que d’agir. Pourtant il est possible de réfléchir à la cohérence fonctionnelle et technique de son SI et aux objectifs visés par le service d’Archives, en définissant une stratégie à court, moyen et long terme.  Il est nécessaire de planifier, d’anticiper et d’avoir également à l’esprit que l’informatistaion n’est jamais réussie à 100%. On aurait beaucoup à gagner si on s’inspirait des méthodes de l’urbanisation des systèmes d’information et si on associait sa DSI à la réflexion – lorsque cela est possible –  sans oublier que les outils sont au service du métier.

L’urbanisation du système d’information (SI) d’une entité ou organisation est une démarche d’ingénierie informatique ayant pour objectif principal de transformer, rationaliser, simplifier et améliorer le SI afin d’accompagner les missions de l’organisation et ses évolutions. En ce sens, l’urbanisation doit être pensée pour faciliter la transformation continue du SI. Cette démarche doit permettre de mieux anticiper les mutations et/ou contraintes internes et externes ayant un impact direct sur le SI. Idéalement, la mise en place d’un plan d’urbanisation devrait s’appuyer également sur des opportunités technologiques. Concrètement, il s’agit de prévoir une feuille de route avec des objectifs clairs (étape par étape) en analysant la couverture fonctionnelle du SI et en définissant la cible à atteindre. On prévoit ainsi un cadre cohérent mais surtout un cadre modulaire. On analyse la couverture fonctionnelle du parc applicatif actuel et on évalue les possibilités d’évolution. Les dépendances entre les applications et au sein d’une application (entre les modules) doivent respecter la notion de cohérence forte / couplage faible : la dépendance doit être faible et si possible inexistante. Cela permet de retirer un bloc/une composante pour le remplacer facilement sans altérer le reste du SI.

L’urbanisation consiste donc à créer un SI agile, modulable et évolutif capable de soutenir et d’accompagner la stratégie de l’organisation dans le meilleur rapport coûts/qualité/délais non seulement pour maîtriser les charges informatiques mais surtout pour modéliser le SI en le tournant pleinement vers le métier.

LFH