Stratégies technologiques aux Archives : quels choix politiques et économiques?

Les choix technologiques sont des choix politiques. Quand ils sont savamment choisis et mis en œuvre, ils peuvent véhiculer une stratégie globale avec une dimension économique incontestable. Ils permettent ainsi de se positionner dans un ou plusieurs secteurs précis tout en les transformant. C’est ainsi que s’est construite la révolution numérique avec ses principaux acteurs (Google, Apple, Facebook, Amazon…).

Quand un acteur est conscient de la puissance politique et économique de la technologie, il opère des choix lui permettant d’agir. Il planifie, s’interroge, avance, innove, renonce, recule, se positionne et se repositionne. Ses choix économiques transforment le monde. Quand une institution ne s’approprie pas la technologie, elle fait quand même malgré elle des choix politiques et économiques qu’elle subit. Elle se positionne par défaut et peine à trouver un modèle de fonctionnement dans un monde où de nombreux acteurs opèrent au contraire des choix réfléchis.

Dans les Archives, comme dans de nombreuses institutions traditionnelles (c’est aussi bien le cas de l’administration que celui de nombreuses entreprises), la technologie n’a pas encore été pleinement intégrée à une véritable stratégie politique et économique (pour diverses raisons complexes qui ne sont pas l’objet de ce billet). Dans un monde dominé par l’économie numérique, nous serons désormais tous contraints d’intégrer pleinement la technologie à une stratégie plus globale tournée vers l’utilisateur. En amont, on devra construire un service de confiance pour les producteurs de données, en aval on devra structurer et ouvrir massivement les données et métadonnées à tous les utilisateurs pour favoriser le partage, la création, la transformation, la circulation, l’échange et nous positionner ainsi comme un acteur dans une nouvelle chaîne de valeur (culturelle et économique). Je ne conçois pas de politique de valorisation des archives sans une politique d’open data.

Dans mon domaine d’activité, l’archivage électronique, deux questions fondamentales se posent et sont intimement liées :

  1. Quels choix technologiques opérer dans une époque où tout système d’information devient obsolète dans des cycles extrêmement courts?
  2. Au-delà de l’investissement, quel modèle économique peut-on mettre en place pour financer des coûts de fonctionnement qui dépasseront rapidement et de manière spectaculaire le budget annuel d’un service d’archives, voire de tous les services d’archives réunis?

1. Quels systèmes d’information construire pour l’archivage électronique (je renonce définitivement à l’appellation « SAE » qui ne veut plus dire grande chose)? Je ne crois pas qu’il y ait de réponse unique mais une chose est sûre il est nécessaire d’avoir un SI robuste, performant, avec une capacité de calcul évolutive, capable de se connecter à de nombreux systèmes de production et d’interpréter des modèles de données extrêmement variés. Je ne crois pas que les défis technologiques que nous avons à relever soient liés aux formats de fichier comme on l’a longtemps pensé. Il est certain que nous ne maîtrisons pas tous les formats et d’ailleurs nous ne les maîtriserons jamais. Le défi ne me semble pas non plus du côté des logiciels même s’il est certain qu’à ce jour il n’existe absolument aucun logiciel sur le marché capable de traiter des flux de données. De mon expérience, je retiens que le principal défi est de construire des infrastructures matérielles solides qui puissent être administrées pour contrôler la stabilité des fichiers stockées dans la durée. Je me rends compte après avoir administré un système d’information pour les archives électroniques très complexe qu’il faut 1)dissocier pleinement la couche logicielle de la couche matérielle et 2) accorder beaucoup plus de temps et d’argent à la couche matérielle et à son évolution.

2. Nous avons tous les yeux rivés sur les budgets pour construire des projets. C’est normal, pour mettre en place quelque chose il faut avoir un budget permettant l’investissement. Nous nous battons au quotidien pour décrocher ces budgets à une époque où le pilotage par les coûts domine toutes les activités. Cela empêche parfois de réfléchir à l’après-projet surtout lorsque nous avons encore un réflexe issu du monde linéaire qui n’est plus celui de la révolution numérique. Or, il faut pleinement intégrer dès la phase de conception d’un projet une logique de fonctionnement bien définie. Autrement dit, il est impératif de construire un modèle économique et de trouver des partenaires ayant des intérêts en commun avec nous. S’il est possible de mutualiser pour investir, je doute fort qu’on puisse mutualiser durablement pour fonctionner avec les mêmes partenaires. Le modèle de la mutualisation parmi des partenaires ayant le même type de ressources a des limites claires. Or, pour faire de l’archivage électronique nous avons besoin d’autres ressources intellectuelles et financières. De nombreux acteurs ont des intérêts qui pourraient nous être utiles pour construire un modèle de fonctionnement au-delà de la logique de projet (ingénieurs, institutions de recherche, entreprises à toutes les échelles…).

LFH

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4 commentaires sur “Stratégies technologiques aux Archives : quels choix politiques et économiques?”

  1. regarddejanus 3 avril 2015 à 22:29 #

    Bonjour Lourdes,
    Sur le fond, d’accord sur tout mais avec quelques nuances que je détaille ci-dessous.

    « Je ne conçois pas la politique de valorisation des archives sans une politique d’open data. »
    C’est tellement vrai qu’en Suisse c’est les archives fédérales qui assume le lead dans les open data : http://www.bar.admin.ch/themen/01648/index.html?lang=fr
    Néanmoins, ce qu’il y a aujourd’hui dans les archives c’est des open documents (voir les commentaires d’Anthea Seles. que tu as entendu comme moi en février : http://evenement.inter.laposte.fr/colloqueae2015/index.php?option=com_content&view=article&id=14&Itemid=19 )

    « Au-delà de l’investissement, quel modèle économique peut-on mettre en place pour financer les coûts de fonctionnement qui dépasseront rapidement et de manière spectaculaire le budget annuel d’un service d’archives. »
    Oui, il faut passer d’une logique d’investissement (=financement ponctuel de projets patrimoniaux) à une logique de budget de fonctionnement (= s’approcher de l’opérationnel par le records management. Cela nécessite de quantifier la plus-value apportée par la méthode archivistique. On en est loin comme tu l’as répété mainte fois en février.

    « … Il est nécessaire d’avoir un SI robuste »
    Le SI robuste est une condition nécessaire mais pas suffisante. Par exemple, les SI ne maitrisent pas leur ROI (au-delà de stricts dépense informatiques) et la plupart du temps ne garantissent pas des SLA à l’interne (d’où les recours sauvage au cloud de leurs clients internes, avec tous les problèmes sécuritaires que l’on connaît).

    « … il faut dissocier pleinement la couche logicielle de la couche matérielle. »
    Une logique de gestion en nuage, appliquée en interne peut le permettre via la virtualisation (voir aussi les commentaires de Frédéric). Cela répond à la deuxième partie, la virtualisation permet de s’affranchir de se soucier de la couche matérielle. C’est théoriquement vrai, j’admets avec toi que dans la réalisation pratique il y a encore bien du souci à se faire avec les SI.

    @ Frédéric
    « Le modèle économique est aussi celui du service rendu ou (au futur) à rendre. »
    D’accord mais les prestataires du service public sont parfois bien incertains quand à la nature réelle de leur prestation. Cela signifie passer d’un mode régalien où le citoyen est soumis à la loi et l’administration chargé de l’appliquer (c’est comme cela et si tu ne comprends rien ferme là !) à un régime de service où l’administration est prestataire pour un citoyen qui ignore à quoi il à droit.
    C’est un peu caricatural mais c’est bien le ressenti de l’administré.

    • archivesonline 22 avril 2015 à 09:27 #

      @JeanDaniel : Je rebondis sur ton commentaire « les SI ne maîtrisent pas leur ROI et la plupart du temps ne garantissent pas des SLA en interne ». Justement c’est bien l’objet de mon article, il faut bâtir non pas des projets mais des modèles de fonctionnement durables intégrant le principe du ROI et du SLA intégrant tous les coûts et pas seulement les couts techniques. De la même manière e SLA ne devrait pas se résumer aux services techniques. C’est un beau sujet sur lequel il y a beaucoup de choses à dire.
      LFH

  2. frédéric 29 mars 2015 à 17:18 #

    L’infrastructure est un faux problème pour l’archivage électronique car par nature celle-ci (l’infrastructure) est mouvante et changeante. Elle s’adaptera donc aux besoins (en calcul, en stockage, en vitesse) avec le temps (modulo les investissements consentis).

    Si vous passez plus de temps sur la partie infrastructure, au lieu de le passer sur votre métier et votre plus-valus (et donc proche du logiciel ou du moins de son utilité), c’est que l’infrastructure que l’on a conçue pour vous n’est ni connecté, ni évolutive, ni solide… Faire croire (ou faire voire) aux utilisateurs que le passage d’une technologie matérielle à une autre est compliquée et coûte chère est un biais que doivent dépasser les informaticiens pour ne plus embêter les utilisateurs avec ça. Petit à petit, ça vient, mais c’est encore imparfait…

    Le logiciel n’est pas un but en soit non plus, mais il constitue la première brique d’un service à rendre et rendu pour d’autres services, tout en sachant que par nature, comme l’infrastructure, ce logiciel est d’une durée limitée (moins que l’infrastructure mais à l’échelle de l’archivage de toute manière insuffisant).

    L’archivage ne se résume pas au seul SAE, mais il y participe dans de nombreux contextes. Il n’est donc pas nécessaire de le jeter avec l’eau du bain…Définir un SI connecté, évolutif, solide, etc en dehors de toutes définitions de ce qu’il est sensé faire conduit hélas à ne rien faire, la nature humaine étant ce qu’elle est (face à une montagne, il faut commencer par identifier les chemins que l’on peut prendre pour commencer l’escalade en ayant une vue d’ensemble pour savoir globalement où l’on va).

    Le modèle économique est aussi celui du service rendu ou (au futur) à rendre. La mutualisation n’est qu’un biais pour réduire l’impact économique du démarrage, mais il ne règle pas tout car il faut ensuite réaliser ce service et l’offrir à ceux qui en ont besoin et prendre en compte la durée (du service).

    Et c’est sur ce point que j’aurais un point de vue légèrement moins affirmé que vous sur le fait qu’il faille avoir une vision dès le départ de tous les acteurs (ou usages) pour un projet.
    Qu’il faille en avoir, et sans doute un peu plus que la vision minimale classique, est très utile. Mais il faut aussi accepter que l’on ne peut pas tout savoir ni tout anticiper, et donc que le système s’adaptera lui-aussi dans le temps à des besoins / usages / partenaires / clients / … nouveaux qui apparaîtront dans le temps. Et heureusement…
    Ceci dit, en informatique, c’est une pratique récurrente (on appelle ça des évolutions, voire certaines marques l’appellent d’un point de vue marketing une « révolution » à chaque nouveauté qu’elle ajoute à son offre de base).

    Je finirais ce commentaire sur deux points :
    – L’intelligence collective est forcément meilleure que celle d’individus, fussent-ils géniaux, au delà d’une certaine échelle. Mais la difficulté pour construire quelque chose est notre incapacité à réaliser quelque chose de fonctionnel (qui fonctionne) lorsque trop de mains (de cerveaux) y contribuent. L’humanité n’a pas l’organisation d’une fourmilière. Du coup, il faut bien commencer petit, pour pouvoir ensuite l’ouvrir à des groupes de personnes et d’intérêts de plus en plus grands, chacun construisant les briques par dessus les fondations initiales.

    – Construire petit à petit plutôt que d’imaginer le « grand soir ». A l’instar de IP, devenu TCP/IP, puis HTTP, puis les services Web, puis le Web 2.0, puis le futur qui se profile avec les objets connectés, le calcul de masse analytique (nommé aussi Big Data)… tout ceci a commencé petit (Token Ring, IP, …) puis les services se sont construits par dessus par strates successives…

    La route est longue, mais les premiers pas sont tout aussi importants que les derniers…

    • archivesonline 29 mars 2015 à 21:09 #

      Oui je suis d’accord avec tous les points même si certains d’entre eux n’ont rien à voir avec le contenu de cet article. Il n’y en a aucun qui contredit mon propos, ils le complètent. Le seul point sur lequel il y a désaccord c’est l’aspect économique.
      Deux remarques :
      1) En théorie, l’infrastructure pourrait et devrait être un faux problème. Elle ne l’est pas, car rares sont les services d’archives qui ont des architectes des SI qui comprennent l’archivage électronique. Et pour des raisons évidentes, rares sont les archivistes qui voient où est le problème avec les infrastructures (et pour cause : ce n’est pas notre métier). Le fait est que très peu de personnes se soucient dans la pratique de cet aspect, dès qu’il s’agit d’archivage électronique tout le monde a tendance a se concentrer sur les aspects logiciels comme s’il n’y avait rien d’autre. L’état de l’art côté infras permet pourtant de construire des systèmes très intéressants, robustes, scalables, évolutifs, modulaires. Mais rares sont ceux qui définissent une politique technique prévoyant également l’évolutivité des infras, cela se traduit concrètement par une obsolescence programmée de la couche technique dans de nombreux cas de figure. C’est encore plus vrai lorsque le couplage entre tous les composants du SI est très très fort (dommage de nos jours…). Il m’est apparu concrètement dans la pratique en administrant un système conçu en 2005 qui tourne donc depuis 10 ans que les archivistes auraient intérêt à avoir un minimum de connaissance liées à l’architecture, uniquement pour être en mesure de s’adresser aux vrais spécialistes techniques. Ce sujet me fascine en particulier, sans doute parce que j’ai vu des architectures techniques complexes et difficiles à maintenir dans la durée.
      2) Il faut absolument avoir une vision économique au départ dans un contexte de réduction des coûts de fonctionnement, même une vision économique minimale suffit. Et Dieu merci ce modèle économique est tout aussi évolutif que le monde qui se transforme à toute vitesse.
      LFH

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