L’archivage électronique: un investissement d’avenir

Je lisais un article de CDC Arkhinéo intitulé Comment conserver ses données électroniques à moindre coût? L’article met en lumière certains aspects de la conservation pérenne des documents numériques, il rappelle que l’archivage électronique est une composante indispensable des processus de dématérialisation et met l’accent sur l’importance de gérer l’information en amont. Mais il affirme aussi que l’archivage électronique serait « plus facile et plus économique à mettre en œuvre que son homologue papier ». J’ai déjà entendu cette idée ailleurs.

Plus facile et plus économique? Vraiment?

Je connais plusieurs archivistes chargés de projet archivage électronique qui rigoleraient bien avec moi en lisant la phrase citée ci-dessus. L’archivage électronique est complexe et coûte cher. Il est complexe parce qu’il bouleverse considérablement la pratique archivistique en nous obligeant à être beaucoup plus réactifs dans notre dialogue quotidien avec les services producteurs, il suffit d’une minute d’inattention pour que l’on laisse passer un point clé, indispensable à l’archivage. En plus, il s’agit d’une problématique qui comporte plusieurs volets: juridique, archivistique, technique, organisationnel, « marketing »… Personne n’a toutes les compétences requises pour mener seul un projet d’une telle envergure. On a tendance à surestimer la complexité du volet technique alors que je me rends compte que la complexité tient surtout à toutes les facettes que recouvre un projet d’archivage électronique (c’est aussi ce qui en fait la richesse et l’intérêt mais ça c’est un autre sujet!). L’existence de tous ces volets implique un dialogue avec d’autres professionnels ayant des compétences différentes et il est important de fédérer ces compétences pour faire aboutir un projet. La complexité revêt enfin une autre dimension qui nous échappe, nous sommes soumis aux impératifs politiques – et budgétaires- des décideurs. En effet, l’archivage électronique coûte cher, il ne s’agit pas seulement d’acheter un logiciel miracle (il n’y en a pas). Le système d’archivage électronique est un système d’information complexe qui nécessite la mise à niveau des infrastructures pour répondre aux exigences de conformité aux normes et aux exigences de sécurité (je pense notamment à la duplication des données et à leur stockage sur deux serveurs distants). Cela implique aussi l’élaboration d’une politique d’archivage adaptée au contexte et le recrutement d’un personnel qualifié. Convaincre une institution, publique ou privée de l’intérêt de l’archivage électronique n’est pas une tâche facile et on ne va pas y arriver en affirmant que c’est « plus simple et plus économique » parce que c’est faux et tout le monde le constatera très vite. Ce n’est pas l’intérêt principal de l’archivage électronique aujourd’hui. Alors pourquoi défendre l’archivage électronique?

 

L’archivage électronique: un investissement d’avenir

L’archivage électronique est complexe et coûte cher, il est vrai que mon propos n’est pas du tout vendeur. Mais il faut surtout comprendre que le développement des technologies de l’information et l’inflation des données numériques sont une évolution que l’on ne peut plus ignorer. Ne pas mettre en place une politique d’archivage électronique coûtera beaucoup plus cher à moyen terme. Les risques de perte de données ayant une forte valeur juridique et stratégique sont très grands. Une institution/entreprise /collectivité qui n’est pas capable de maîtrister sa production de données numériques et d’identifier les documents qui l’engagent juridiquement ne pourra pas maîtriser les risques et les coûts liés à une perte massive de données. Les collectivités et les entreprisent qui lancent des processus de dématérialisation doivent prendre en compte l’archivage électronique. Dématérialiser c’est bien, réfléchir à la pérennité des données c’est mieux. Une dématérialisation efficace et pérenne est indissociable d’une politique d’archivage électronique. Je rappelle par ailleurs qu’une politique d’archivage électronique n’est pas synonyme de « solution technique », celle-ci n’est que la partie émergée de l’iceberg. Une « solution technique » est inutile sans une politique de gestion du cycle de vie de l’information.

L’archivage électronique coûte cher mais il s’agit d’un investissement d’avenir, maîtriser la production de données numériques, si vulnérables, est l’un des enjeux majeurs du XXIème siècle. Si nous ne sommes pas capables de garantir l’accès aux données numériques sur la longue durée y compris en cas de sinistre, comment peut-on prétendre mener à bien nos activités? Il faut investir dans des infrastructures techniques adéquates et mener une politique d’archivage électronique réfléchie.

LFH

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3 commentaires sur “L’archivage électronique: un investissement d’avenir”

  1. Céline 16 novembre 2010 à 15:01 #

    Il y a aussi un autre élément à prendre en considération : on parle de projet d’archivage électronique mais le terme « projet » est trompeur car en matière d’archivage électronique, on peut difficilement clore le projet car c’est le projet lui-même qui doit devenir pérenne ! Quand on a réussi à convaincre informaticiens et hiérarchie de l’utilité de mettre en oeuvre un projet d’archivage électronique, il faut ensuite, une fois le SAE déployé, les convaincre que le projet durera toujours….et qu’il faudra toujours des moyens ! Et là, c’est un sacré challenge !

  2. archivesonline 16 novembre 2010 à 00:14 #

    Il faudra bien continuer à être pédagogue! Il y a du boulot pour convaincre!😉

  3. Céline G. 15 novembre 2010 à 21:54 #

    Avec l’archivage électronique, on -le monde de la culture- est confronté de plein fouet à la sphère privée et au marketting publicitaire : « plus simple et plus économique  » , c’est simplement plus vendeur….pour un commercial mais pas pour un archiviste !
    Continuons à être pédagogue !

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