C’est en réfléchissant à la gestion des archives courantes et intermédiaires, avec comme toile de fond la polémique sur la traduction de records management, que nous avons décidé ce matin, 50 ans plus tard, de relire le célèbre article d’Yves Pérotin publié en octobre 1961: L’Administration et les « trois âges » des archives. Ce texte n’est pas ignoré des archivistes aujourd’hui, bien au contraire, il a servi de base à la formalisation des pratiques d’archivage en France (et ailleurs). On y fait encore référence aujourd’hui que ce soit pour qualifier le cycle de vie des archives ou bien pour critiquer les trois âges. Archives Online a fait un billet l’année dernière où l’on s’interrogeait justement sur la pertinence de la théorie des trois âges dans l’archivage électronique. On a beaucoup entendu parler de l’article de Pérotin! Nous aimerions pourtant revenir sur ce texte fondamental: est-on vraiment sûr de l’avoir bien lu et bien compris?
1. Que dit Yves Pérotin?
Il part d’un constat: il y a une opposition entre le temps de l’Administration et celui de l’Histoire (par Histoire il sous-entend les services d’archives) qui ne permet pas une gestion efficace des archives. Il décrit ainsi une « vision simpliste des choses » dans laquelle il y aurait d’un côté les « archives vivantes » et d’un autre côté les « archives archivées ». Mais cette vision occulterait l’existence d’un âge intermédiaire, « l’âge ingrat des archives, celui des « tas », fâcheuse transition entre l’Administration et l’Histoire ». Pérotin explique ainsi l’existence de trois âges des archives.
Il poursuit en identifiant les différents problèmes de gestion – ou plutôt de non-gestion – inhérents à chacun des trois âges. Il parle ainsi d’archives mal constituées à l’âge courant, « créées au hasard […], amputées des meilleures pièces », vaguement entassées à l’âge intermédiaire et finalement impossibles à trier à l’âge définitif.
Il explique ensuite que les archives ont des utilités différentes à chaque âge, utilités qu’il exprime en utilisant des analogies d’abord avec la psychologie (les archives comme mémoire) puis avec l’économie (les archives comme « capital administratif »). L’utilisation de la notion de « capital administratif » est très intéressante et permet de mettre en valeur la productivité générée par une politique d’archivage qui s’intéresserait réellement aux trois âges.
Il propose alors qu’il y ait une véritable gestion à chaque âge, il expose ainsi une théorie sur le cycle de vie des archives. Il identifie à chaque étape, de façon très méthodique, un certain nombre de critères à prendre en compte:
– une durée d’utilité
– un emplacement (où se trouvent les archives physiquement)
– un utilisateur
– un responsable (de la gestion et de la conservation)
2. A-t-on vraiment tiré toutes les conséquences de ce texte?
Nous avons l’impression que l’on a eu tendance à faire de ce texte un outil de logistique pour déterminer à quel moment s’opère le versement aux services d’archives. On en a même fait un dogme, en cherchant à tout prix à définir et à délimiter les trois âges. Il est vrai que Pérotin lui-même essaye d’attribuer des durées à chaque âge, de façon un peu rigide et sans qu’il y ait un fondement réel . Il dit par exemple que la durée d’utilité des archives courantes varie d’un à quatre ans, sans tenir compte du fait que tout dépend de la typologie des documents produits. Mais en fait Pérotin va beaucoup plus loin dans son article, sa réflexion va au-delà de la simple définition de trois âges. Quelles conséquences tirer de ce texte aujourd’hui?
Pérotin expose en fait le besoin de records management: il insiste sur la nécessité du conseil des archivistes aux administrateurs dès la production pour « obtenir que les bureaux fabriquent de bonnes archives » et il accentue l’importance de bien définir les responsabilités des acteurs. Le rôle de contrôle de l’archiviste s’exerce aussi sur les éliminations nécessaires à chaque étape afin de constituer « des dossiers que n’encombrent pas les inutilités » (derrière cette idée, ne retrouve-t-on pas la nécessité de distinguer l’information qui a une valeur réelle -le record- de celle qui est dépourvue d’intérêt?). Cela dit, la notion de contrôle, telle que Pérotin la mobilise, est source d’ambiguïté: s’agit-il d’un contrôle purement réglementaire (avec l’utilisation d’un visa d’élimination) , ou d’un contrôle plus proche du conseil? Dans cette ambiguïté vient se nicher une polémique sur les limites du rôle de l’archiviste…
Finalement, cet article décrit avant tout le besoin de gestion des archives courantes et intermédiaires. On en a fait une « théorie des trois âges » mais Pérotin a surtout posé les bases d’une théorie de la gestion des archives courantes et intermédiaires. Il identifie clairement les notions de cycle de vie, de durée de conservation, de lieux de conservation et de responsabilité des acteurs. Il opère notamment une distinction entre l’utilisateur et le responsable des archives à chaque étape. La responsabilité est un concept clé dans cet article.
Nous reconnaissons ainsi dans ce texte, le discours que nous essayons de porter aujourd’hui dans l’administration dans le cadre de projets d’archivage électronique. Certes dans l’électronique la distinction entre les trois âges a tendance à devenir floue. Mais les notions de cycle de vie, de durée d’utilité, de localisation physique des archives et de responsabilités des acteurs sont tout à fait pertinentes. Si on reprend de façon dogmatique l’idée de trois âges bien définis, il est évident que cela n’a plus de sens dans l’univers électronique. Si on essaye d’utiliser la théorie des trois âges comme un simple outil de logistique, cela n’a aucun intérêt.
L’article de Pérotin définit les prémices du records management. Ce sont les archivistes qui en ont fait une « théorie des trois âges ». Il y a donc d’une part ce que Pérotin a écrit et d’autre part ce qu’on en a fait. Relisons donc Pérotin avec un regard différent en nous affranchissant des dogmes.
Avons-nous besoin de réinventer des concepts en traduisant records management par « gestion des documents d’activité » alors que Pérotin l’a déjà fait en 1961 avec la gestion des archives courantes et intermédiaires?
Lourdes Fuentes Hashimoto et Pierre Marcotte
Archives Online 
Bonjour,
Merci de remettre à l’ordre du jour l’article d’Yves Pérotin et d’en soulever les points essentiels. Pour nourrir la réflexion, voici ma vision en quelques points :
1. Pérotin soulève en 1961 un problème majeur qui est la qualité de la production et du classement des documents les plus importants. Rien a changé sous le soleil et le phénomène s’est amplifié avec le numérique : combien de mails engageant la responsabilité d’un organisme ne sont pas archivés, quand des courriers papier n’ayant aucune valeur sont imprimés, signés et conservés. Les exemples sont très nombreux, chacun doit avoir les siens en tête, se serait intéressant d’échanger la dessus.
2. Oui, Yves Pérotin est moderne quand il parle de capital administratif, le monde de l’entreprise et de l’informatique parle de plus en plus souvent de capital immatériel ou informationnel en parlant des documents.
3. « Avoir fait des concepts de Pérotin des outils logistiques » ! C’est malheureusement devenu une évidence. Les lecteurs de ce commentaire pourront se référer à l’article de MAC http://www.marieannechabin.fr/2011/08/linearite/ sur cet aspect. Il m’arrive d’échanger avec des archivistes du secteur public sur cette question et leur sentiment est bien celui d’être devenu des logisticiens qui rangent des boîtes et font des statistiques de ml versés. Alors que la compétence principale d’un archiviste est de savoir analyser la valeur des documents ! C’est de la diplomatique et de l’archivistique.
4. Pourquoi n’avons nous pas compris Pérotin : Pérotin a traduit les mots de records par le mot « archives». Mais pour Pérotin, j’imagine qu’en 1961, le mot « archives »avait encore une signification forte, issue de sa racine étymologique « arkhéïa » : les actes du pouvoir. En son temps, on produisait et on archivait qui méritait de l’être. Sauf que petit à petit le mot archives est devenu « l’ensemble des documents quelque soit leur date…. », est dans la réalité un fourre-tout. Et donc traduire les records par « archives » et une erreur de traduction aujourd’hui, car dans le contexte anglo-saxon les records sont des documents achevés qui ne peuvent plus être modifiés (contrairement aux documents) – cf le chapitre « Archiver ou conserver » dans Archiver et après de Marie-Anne Chabin. C’est pourquoi il faut préférer la traduction de « documents archivés » ou « documents engageants » ou « documents probants » etc… (relire l’article de MAC sur ce sujet)
5. Vous avez complètement raison : la théorie des trois âges n’a plus de sens dans l’environnement numérique, mais je pense malheureusement qu’elle n’en a pas non plus pour le papier… J’ai commencé à comprendre son absurdité en déterminant la valeur historique d’un documents en faisant des tableaux de gestion : qu’est-ce que cela peut bien faire qu’un document historique passe par les trois âges. L’essentiel est que sa valeur historique lui confère un processus d’archivage et de conservation en adéquation avec cette valeur. Le records management c’est la même chose mais pour les documents engageants.
En conclusion, j’aimerais que les archivistes fassent plus de diplomatique et moins de logistique ! La profession y gagnerai en crédibilité et se sentirait moins seule
NB : Pour ceux qui voudraient relire l’article celui-ci est disponible sur le site du PIAF http://www.piaf-archives.org/content/ladministration-et-les-trois-ages-des-archives
Merci Vanessa pour ces remarques fort intéressantes. Je ne peut qu’être d’accord avec vous: être archiviste c’est avant tout savoir analyser la valeur des documents (et ce dès le moment où ils sont produits). Alors j’aimerais aussi que les archivistes fassent de la diplomatique et de l’archivistique!! Nous ne sommes pas des techniciens et l’archivage est beaucoup plus que de la logistique!
Je pense qu’il faut (re)donner à l’évaluation sa véritable place dans la travail archivistique. On a eu tendance à oublier sa signification. (Et voilà ça me donne une idée pour un nouvel article!) 🙂
LFH
Pour ce qui est de la traduction de « records management » pourquoi ne pas utiliser comme nous le faisons au Québec, le terme « gestion documentaire ». Et d’ailleurs pourquoi il faudrait traduire « records management »? Est-ce que les francophones ont des comptes à rendre aux anglophones quand vient le temps de gérer leurs archives?
Pour ce qui est de la théorie des trois âges, même si c’est vrai que ça peut paraitre plus flou au niveau intermédiaire, ou semi-actif comme on dit au Québec, pour les documents électroniques, nous aurions tort d’écarter le concept. Quand les dossiers ne sont plus d’utilité courantes mais que pour x raisons ils ont encore une valeur administrative il serait gagnant de les retirer des serveurs dédiés aux activités courantes afin de faciliter le répérage de l’information.
La différence c’est qu’aujourd’hui il y a infiniment plus de risque de procès nécessitant un recours aux archives (pour des médicaments, pour la santé au travail, voir l’amiante entre autres…) et qu’il faut garder certaines archives 30 ans et non 4 ans….
« obtenir que les bureaux fabriquent de bonnes archives » : c’est dit de manière si simple et si concrète !
C’est vrai que, venant d’arriver dans une grande maison pleine d’archives, je me pose la question « qu’est-ce qui doit être produit ? » avant de me demander « qu’est-ce qui existe ? ». Ça me paraît la seule façon de ne pas être complètement noyée dans la masse de la production.
Bref, c’est une façon d’envisager les activités, les fonctions et les processus qui sert à tout le monde, y compris à l’archiviste !
@Vanessa S. « Obtenir que les bureaux fabriquent de bonnes archives », c’est pour moi l’une des expressions les plus intéressantes utilisées par Pérotin et c’est toujours d’actualité! Derrière la notion de « bonnes archives », il y a celle de l’information validée ayant une valeur/une utilité pour l’administration et pour les services d’archives. Pérotin parle beaucoup de l’utilité des archives à chaque âge. On s’est focalisé sur l’idée de trois âges mais pourquoi ne pas se focaliser aussi sur l’idée des archives comme « capital administratif »???
LFH