Une définition collaborative de l’archivage électronique – 1ère partie

Suite à  la publication de la première partie de notre Introduction impertinente aux archives électroniques, Archives Online a lancé un défi à la communauté des archivoblogueurs pour essayer d’obtenir des réponses à la question: qu’est-ce que l’archivage électronique? Il y a eu six réponses!

Chers collègues archivistes vous avez tous apporté quelque chose à la problématique, nous vous remercions pour votre participation et nous proposons d’abord une synthèse de ce qui a été dit puis notre propre réflexion en tenant compte de toutes les réactions.

Trois archivoblogueurs ont répondu dans leurs blogs respectifs:

Pauline Moirez a essayé d’apporter une réponse à la question « à quoi peuvent servir les archives électroniques? ». Elle a donné trois réponses: à faire parler les archivistes, à modifier l’image des archivistes, à questionner les principes fondateurs de notre pratique.  Elle s’est donc interrogée principalement sur le rôle de l’archiviste et l’évolution de ce rôle (évolution de son image, de sa fonction, de sa légitimité et évolution de la pratique archivistique).

Pergamina a défini l’archivage électronique comme un projet global. Le terme « global » a deux sens: 1) le projet doit être lié  à un processus qui commence avec la création des données et il doit y avoir une continuité avec des projets de RM et de GED par exemple; 2) le projet doit prendre en compte toutes les fonctionnalités d’un SAE, tous les outils techniques dès le départ.  Elle a ainsi accentué l’importance de l’anticipation et de la continuité.

Damien Hamard s’est interrogé principalement sur le rôle de l’archiviste, sur la difficulté qu’il peut rencontrer à faire accepter un nouveau rôle et sur la nécessité d’établir une collaboration avec les informaticiens.  Il a aussi exprimé l’idée que tout archiviste se doit d’être sensibilisé à cette question « même si elle n’est pas au coeur de ses activités« .

et  trois spécialistes ont réagi en laissant un commentaire directement dans notre blog:

Céline Guyon a rappelé que le mot « archivage » peut avoir des sens différents y compris au sein de la communauté archivistique et se demande s’il ne faudrait pas parler d’archivages électroniques au pluriel. Elle rejoint sur ce point Damien Hamard qui notait qu’il pouvait y avoir une confusion avec les informaticiens qui emploient aussi le mot « archivage ».  Le point clé de la réponse de Céline est le fait de rappeler que chaque projet d’archivage électronique est différent, il y a toujours un contexte, un environnement et des interlocuteurs différents. Enfin, elle s’est interrogée aussi sur le rôle de l’archiviste (sur sa légitimité dans un projet d’archivage électronique notamment) et sur l’évolution de la pratique archivistique.

Charlotte Maday s’interroge aussi sur le rôle de l’archiviste à partir de sa propre expérience et constate que le fait d’avoir une expertise sur les archives électroniques lui a permis d’affirmer une certaine légitimité. En même temps, elle se demande comment délimiter le rôle de l’archiviste dans un projet d’archivage électronique. Elle rejoint le point de vue de Céline qui s’interrogeait sur la question de la légitimité. Elle insiste aussi sur l’importance de la collaboration avec d’autres personnes ayant d’autres compétences (pas seulement avec des informaticiens).

Le regard de Janus a souligné comme Céline Guyon la polysémie du mot « archivage » et pose ainsi le problème du cycle de vie des documents, le mot « archivage » renvoie surtout à l’archivage définitif. Or, il souligne le fait que nous devons prendre en compte les données numériques dès leur création et qu’il y a un processus global (il rejoint Pergamina sur ce point). Il propose ainsi de distinguer « gestion de l’information » et « archivage électronique ».

Sur les six réponses, il y en a trois qui ont essayé réellement de répondre à la question « qu’est-ce que l’archivage électronique? » (Pergamina, Céline, le Regard de Janus) alors que les trois autres se sont interrogés surtout sur ce que l’archivage électronique implique pour l’archiviste (Pauline, Damien, Charlotte). Si on réunit toutes les réponses on obtient en réalité un bon résumé des problématiques principales. La question centrale que tout le monde a traitée est celle du rôle de l’archiviste. Nous allons donc essayer d’apporter une réponse en deux parties, il s’agira d’abord de définir l’archivage électronique puis de rebondir sur ce que cela implique pour l’archiviste.

1. Qu’est-ce que l’archivage électronique? De quel archivage électronique on parle?

Dans l’expression « archivage électronique », il y a deux mots « archivage » et « électronique » (et non ce n’est pas une lapalissade!). Le terme « archivage » renvoie à un processus, comme l’a bien rappelé le regard de Janus. Il s’agit donc d’une suite d’opérations permettant la gestion du cycle de vie des records [1], c’est-à-dire des « documents validés et figés » engageant un producteur (entreprise ou institution) « vis-à-vis des tiers et dont la valeur métier doit être tracée et préservée » [2]. Cela implique la prise en charge des records dès leur création. L’expression « prise en charge » renvoie elle-même à deux actions différentes: d’une part, il s’agit du travail en étroite collaboration avec les producteurs pour établir de bonnes pratiques de gestion documentaire et d’autre part, il s’agit du transfert effectif des records dans un système d’archivage électronique juste après leur validation. Le transfert implique un transfert de responsabilités du producteur vers l’archiviste au nom du service d’archives. Le mot « archivage » ne renvoie donc pas du tout à la notion d’archives définitives, l’archivage est le processus qui va de la prise en charge des documents jusqu’à leur sort final (qu’ils soient éliminés ou conservés). On comprend donc bien pourquoi le mot « archivage » peut prêter à confusion dans une tradition archivistique qui distingue fortement le records management de l’archivage. L’idée du regard de Janus de parler plutôt de « gestion du cycle de vie » à la place d' »archivage » est donc tout à fait pertinente.

Le mot « électronique » n’est pas exempt d’ambiguïtés. Il renvoie à deux notions: les documents nés numériques et les documents numérisés. Quand on parle d’archivage électronique il faut toujours préciser de quel document numérique on parle. Certains organismes ont fait le choix de créer des plateformes d’archivage électronique qui gèrent les deux types de documents, natifs et non natifs. Cela pose donc de vrais problèmes quant aux limites d’un SAE. En ce qui nous concerne, nous travaillons pour le secteur public et l’archivage électronique se limite pour l’instant aux flux issus de la dématérialisation dans l’administration. La distinction documents numériques natifs/documents numérisés est plus problématique qu’il n’y paraît. Cela peut nous conduire à questionner aussi la notion d' »original ». Dans tout projet d’archivage électronique il faudra toujours bien délimiter le périmètre documentaire du système.

Une fois que l’on a bien compris ces deux termes, il important de préciser davantage la définition de l’archivage électronique. Pour cela, les définitions de l’AFNOR et  du modèle OAIS [3] sont très pertinentes.Selon l’AFNOR, il s’agit de « l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et à long terme des informations [numériques] dans le but de les exploiter ». Selon l’OAIS, l’archivage électronique concerne un « ensemble de personnes et de systèmes dont la responsabilité est de conserver des informations [numériques] et de les rendre accessibles à une communauté d’utilisateurs cible ». L’archivage électronique a pour but de conserver sur le long terme des informations numériques afin de les rendre accessibles. Il faut encore préciser le sens du mot « conserver » et le sens de l’expression « long terme » puis on reviendra sur la question de l’accès.

Qu’est-ce que conserver?

La définition de la « conservation » dans l’univers numérique doit nous permettre de définir aussi les principales fonctions d’un SAE. Le terme « conserver » doit être compris au sens large, il comprend les notions d’ « intégrité », de « pérennité », de « sécurité », de « traçabilité ».

Que veut dire « long terme » ?

Selon l’OAIS, « le long terme est défini comme étant suffisamment long pour être soumis à l’impact des changements technologiques, y compris à la prise en compte de nouveaux supports et des nouveaux formats de données ou à des changements de la communauté d’utilisateurs ». Nous pensons que la notion de long terme est bien plus pertinente que celle d’archivage définitif car dans l’univers numérique rien n’est définitif!

Conserver sur le long terme veut donc dire garantir l’intégrité, la pérennité, la sécurité des informations numériques malgré les évolutions technologiques et celles des utilisateurs.

L’accès aux données

Il ne faut jamais oublier que le but de l’archivage électronique est de rendre accessibles les données numériques. La gestion des archives électroniques implique la gestion des utilisateurs.

Donc … pfff voilà de quoi nourrir encore trois siècles de réflexion et de débats dans la blogosphère …

Rendez-vous pour le prochain défi, bientôt sur Archives Online…

LFH et ML

[1] Archives Online ne traduira pas le mot records qui n’a pas vraiment d’équivalent en français et qui ne veut certainement pas dire simplement « document ».

[2] CHABIN (Marie-Anne), Pétition contre la traduction française des normes ISO/DIS 30300 et 30301 proposée par l’Afnor, <http://www.archive17.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemid=1>, consulté le 04/10/2010.

[3] Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales, Modèle de référence pour un Système ouvert d’archivage d’information (OAIS).